Это Эра пандемии - эпоха, когда нужно оставаться дома и быть в безопасности. Из-за запрета на работу по всему миру предприятиям приходится переводить своих сотрудников на модель «Работа из дома» (WFH). Одна из самых серьезных проблем, с которыми сталкиваются предприятия при удаленном управлении сотрудниками, - это отслеживание времени и посещаемости. Чтобы обновить и завершить процессы расчета заработной платы, управление временем и посещаемость сотрудников еще более важны для обеспечения точного отслеживания предприятий. Компания Technology уже подготовила решение «Приложения для учета рабочего времени», позволяющее отслеживать рабочие дни и часы сотрудников, что в конечном итоге оптимизирует процесс расчета заработной платы.

Прежде чем перейти к пошаговому руководству, вот несколько пяти полезных советов по поддержанию производительности при удаленной работе.

  1. Компаниям следует максимально использовать виртуальные инструменты для совместной работы.
  2. Независимо от работы на местах или удаленной работы, гибкие команды должны придерживаться основополагающих ритуалов.
  3. Создайте распределенную командную культуру, чтобы повысить доверие между членами команды.
  4. Позвольте удаленной команде разработать наиболее подходящие для нее способы и только поддерживайте их инструментами и советами, которые могут помочь в достижении целей.
  5. Привлекайте своих клиентов на всех этапах работы, чтобы завоевать доверие и лояльность.

Если вы управляете своими сотрудниками удаленно и столкнулись с кризисом, прочтите наш подробный блог Как сохранить гибкость удаленных команд во время кризиса? «

Что такое программа для отслеживания рабочего времени и посещаемости?

Программное обеспечение для отслеживания рабочего времени и посещаемости - это инструмент, предназначенный для отслеживания времени и посещаемости членов команды, а также оптимизации рабочего времени сотрудников. Инструмент также ведет учет заработной платы и заработной платы. После COVID-19 компании любого размера в значительной степени зависят от программного обеспечения для учета рабочего времени для удаленного управления своими командами.

Приложение для учета рабочего времени помогает управлять различными инструментами, чтобы максимизировать денежный поток и минимизировать потери. Он может создавать, записывать и архивировать важную информацию о заработной плате и налоге на прибыль. Записи оказались очень ценными во время проверки налоговыми органами.

Приложение для отслеживания времени выполняет следующие функции:

  • Отслеживайте ввод времени каждым сотрудником на работе.
  • Рассчитывайте и управляйте зарплатами.
  • Автоматизируйте процессы расчета заработной платы.
  • Соблюдайте трудовое законодательство и политику правительства
  • Сведите к минимуму усилия и ошибки в бухгалтерском учете.
  • Предоставлять сводные отчеты о событиях в виде таблиц, графиков и диаграмм.
  • Интегрирован с другими бизнес-инструментами, такими как HRM, Инструменты финансового управления и т. Д.

Почему так важно отслеживать время и посещаемость?

Сотрудники - это актив любого бизнеса. Без команды маркетинга, продаж и производства ни одна компания не сможет выжить. Очень важно поддерживать их мотивацию с помощью перков. Эти льготы сильно зависят от производительности сотрудников и, следовательно, больше зависят от времени, которое сотрудник уделяет своей работе. Отслеживание времени и посещаемости очень важно, потому что они помогают предприятиям делать прогнозы на будущее в отношении продаж, рентабельности инвестиций, выплат сотрудникам, расширения и многого другого. Время и посещаемость - это ощутимая цифра, которая поддерживает решение владельца и менеджеров бизнеса.

Менеджер может проверить, является ли количество прогулов высоким или низким и в какие периоды, отслеживая посещаемость. Это помогло бы менеджерам одобрять заявки на отпуск. Это также помогает контролировать текучесть кадров и кадровые вопросы. Если вы начнете микроуправлять каждым аспектом своей рабочей силы, как бы вы сделали себя доступными для принятия более важных решений? Здесь может помочь трекер посещаемости.

Когда большинство предприятий закрыто, а сотрудники работают из дома во время пандемии, они не могут выделить отдельные часы для каждого сотрудника. С приложением для учета рабочего времени компания может найти золотую середину, чтобы избежать крайностей в управлении персоналом. Интегрируя программное обеспечение для расчета заработной платы с программным обеспечением для отслеживания рабочего времени и посещаемости, компания может сэкономить время и деньги. Руководители отдела кадров должны участвовать в поиске системы хронометража, чтобы гарантировать, что все работают в одном темпе.

Как я могу отслеживать время и посещаемость моих сотрудников?

Одним из наиболее важных шагов является выбор правильного программного обеспечения для отслеживания посещаемости для вашей компании, которое поможет сэкономить время и эффективно вести учет рабочего времени, затраченного сотрудниками. Чтобы выбрать подходящее программное обеспечение, вам необходимо понимать, что доступно на рынке. Вот несколько лучших способов отслеживать часы работы сотрудников, чтобы помочь HR в процессах расчета заработной платы.

Мобильная система посещаемости

Часы удаленных сотрудников можно отслеживать с помощью мобильной системы учета рабочего времени. Спутник глобального позиционирования GPS работает на сотовых телефонах, чтобы подтвердить часы, полученные с помощью телефона компании с поддержкой GPS. GPS отслеживает передвижения сотрудников в рабочее время. Эта информация может быть интегрирована с программным обеспечением HR для учета рабочего времени и посещаемости.

Система считывания карт

Во-первых, отметим, что эта технология не предназначена для удаленных сотрудников, поскольку для этого требуется смахивание карты. Card Swipe - это обновленная версия системы перфокарт. Вместо табелей рабочего времени сотрудники используют свои удостоверения личности для записи времени прихода и ухода. Данные автоматически передаются на компьютер, где отработанные часы рассчитываются с помощью встроенного HR-программного обеспечения.

Автоматизированное программное обеспечение для соответствия нормативным требованиям

Компании должны соответствовать нормативным требованиям. Любое решение для отслеживания должно упростить соблюдение государственных постановлений и трудового законодательства страны.

Распространенными причинами несоблюдения требований являются неточное или ненадлежащее ведение записей. Использование автоматизированной системы отслеживания времени и посещаемости может помочь уменьшить количество ошибок и предотвратить дорогостоящие судебные разбирательства, возникающие из-за несоблюдения требований.

Точность учета рабочего времени и учета посещаемости

Лучшая практика для отслеживания рабочего времени сотрудников - иметь систему, которая снимает экран через определенное время. Это помогает предоставлять точную информацию HR и другим менеджерам. Независимо от того, является ли система ручной или автоматизированной, отслеживание и утверждение рабочего времени сотрудников становится более сложным из-за системы, которой не следуют последовательно.

Выберите систему, которую можно легко интегрировать с другими системами

Одна из задач приложения для учета рабочего времени - отслеживать посещаемость, а другая - делиться данными с другими приложениями. Это очень важно для расчета заработной платы, инкассации отпусков и соблюдения нормативных требований. В идеале приложение для учета рабочего времени должно иметь возможность интеграции с любым программным обеспечением для управления проектами.

Облачное программное обеспечение

Также очень важно, чтобы программное обеспечение имело лучшие функции, но было не слишком дорого для покупки. Дорогое программное обеспечение может увеличить стоимость обслуживания. В этом качестве работает размещение системы учета рабочего времени в облаке. Облачные системы предлагают простые решения для ввода часов и быстрой маршрутизации для согласований. Результаты охватывают все аспекты рабочего времени сотрудников. Легко, своевременно и точно решаются вопросы оплаты и регулирования.

Вести записи о посещаемости онлайн

В некоторых передовых системах до сих пор используются устаревшие методы, например, онлайн-часы. Сотрудники ведут учет своего отработанного времени с помощью веб-приложения, которое также может создавать отчеты о заработной плате, такие как таблица Excel на Google Диске.

Основные характеристики программного обеспечения для учета рабочего времени и учета рабочего времени

Ниже приведены некоторые из обязательных функций приложения для отслеживания рабочего времени и посещаемости.

Время приходить и уходить

Основная функция приложения для учета рабочего времени - запись рабочего времени сотрудника. Сотруднику должно быть легко приходить и уходить, а записи должны вестись по рабочим часам. Сотрудники могут приходить и уходить, используя считывание магнитной карты, PIN-код, отпечаток большого пальца или биометрическое сканирование.

Гибкое расписание

Многие компании в мире работают круглосуточно, без выходных. Приложение для учета рабочего времени должно обладать гибкостью расписания, позволяющей сотрудникам начинать свой день, не опаздывая на них. Хорошая система учета рабочего времени предлагает контроль за пунктуальностью сотрудников.

В приложении должна быть возможность создавать несколько расписаний и списков и управлять ими. Такие функции также должны быть оснащены функциями, предупреждающими менеджеров о любых нарушениях управления.

Управление посещаемостью

Приложение для учета рабочего времени должно иметь функцию управления посещаемостью. Он должен быть достаточно компетентным, чтобы предупреждать менеджеров о прогулах. Менеджер может легко увидеть, кто находится, а кто нет. Они также могут отслеживать причины прогулов, такие как болезнь, ежегодные отпуска или выходной в последнюю минуту.

Интеграция с HR-решением

Приложение для учета рабочего времени должно иметь возможность интеграции с программным обеспечением для управления персоналом. Он должен предоставлять кадровому решению точные данные о посещаемости, которые можно использовать для расчета точной заработной платы сотрудника. Этого можно добиться только в том случае, если будут интегрированы решения для учета рабочего времени и управления персоналом.

Регулирование с соблюдением

Приложения для учета рабочего времени должны иметь возможность соответствия нормативным требованиям и внутренним политикам. Он должен иметь возможность отслеживать время перерывов и записывать эти данные для отчетности. Он также должен иметь возможность сообщать о любых нарушениях, если они были зарегистрированы, которые не соответствуют законодательным нормам политики компании.

Подходит для мобильных устройств

У компании может быть разноплановая схема работы. Некоторые из ее сотрудников могут работать с сайта, а некоторые из дома. Мобильная версия приложения для учета рабочего времени может помочь всем им следить за своим временем с помощью мобильных телефонов.

Это предоставит компании обзор часов, отработанных всем персоналом, а не только сотрудниками, которые находятся «на месте». Мобильные приложения могут также включать системы GPS-слежения для обеспечения безопасности сотрудников или слежения за местонахождением.

Устранение двойных записей

Иногда сотрудники ударяют или проводят пальцем дважды или более одного раза. Приложение для учета рабочего времени должно иметь возможность исключать двойные записи.

Есть еще одна возможность, когда сотрудники вообще забывают ударить или провести пальцем. Допустим, сотрудник зашел в офис, пробил и приступил к работе. Позже, через несколько часов, он / она вышел и вернулся, но забыл вмешаться до конца смены. В таких случаях расширенное приложение для учета рабочего времени отправило бы предупреждение менеджеру и сотруднику о пропущенном врезке. Это исключит вероятность ошибок.

Конфигурация политики

Сотрудники имеют право на перерывы, оплату сверхурочных, отпуска по болезни и непредвиденные обстоятельства. Либо у вас есть группа сотрудников, имеющих право на сверхурочную работу, либо у других сотрудников есть право на отпуск. Ваша идеальная система учета рабочего времени и посещаемости должна соответствовать таким сценариям.

Составление отчетов

Приложение для отслеживания рабочего времени и посещаемости должно предоставлять настраиваемые, подробные и аналитические отчеты с использованием данных системы. Ожидайте, что ваше программное обеспечение предоставит вам информацию для различных отчетов, связанных с посещаемостью, предлагая понимание отработанных часов, графиков смен и многое другое с предложениями направлений для улучшений.

Какое программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости самое лучшее?

Что означает «лучший»? Все зависит от требований вашей компании. Вот четыре лучших программного обеспечения для отслеживания рабочего времени и посещаемости, которые можно использовать.

# 1: ClockInEasy

Это облачное программное обеспечение для учета рабочего времени для малого и среднего бизнеса. Он предлагает бесплатную пробную версию, которая позволяет вам добавить только одного участника и предоставить доступ к функциям расписания, соблюдения трудовых норм, отслеживания GPS и управления заработной платой.

Плюсы и минусы ClockInEasy

Плюсы

  • Бесплатная пробная версия
  • Удивительная приборная панель
  • Функция распознавания лиц

Минусы

Цена за подписку Premium: 5 долларов США за пользователя в месяц для до 100 пользователей в плане Professional.

Сайт: https://www.clockineasy.com

# 2: база

Homebase - это также облачное приложение для отслеживания рабочего времени и посещаемости, которое предоставляет вам бесплатную пробную версию. В бесплатной версии вы можете отслеживать всех сотрудников, работающих в одном месте, например в офисе, на сайте или в филиале, с помощью GPS.

Плюсы и минусы Homebase

Плюсы

  • Самостоятельное определение расписания рабочего времени сотрудников
  • Функциональность фотосъемки для удаленных сотрудников

Минусы

Цена за премиум-подписку: 19,95 долларов США (прямая цена за основной план).

Веб-сайт: https://joinhomebase.com/

# 3: OnTheClock

OnTheClock - это облачное программное обеспечение для отслеживания. Его бесплатная пробная версия позволяет добавить до двух сотрудников и предлагает функции GPS-отслеживания, геозон, сканирования отпечатков пальцев, отчетов о заработной плате, управления отпусками и функции оценки стоимости проекта.

Плюсы и минусы OnTheClock

Плюсы

  • Функция гео-ограждения
  • Управление невыходами сотрудников на работу
  • Удобное и инновационное мобильное приложение

Минусы

Цена за подписку Premium: 2,20 доллара США за пользователя в месяц для более чем двух сотрудников.

Сайт: http://www.ontheclock.com

# 4: Мастер часов времени

Это еще одно облачное программное обеспечение для планирования времени и планирования для малого и среднего бизнеса. Программное обеспечение позволяет менеджерам добавлять членов команды, отслеживать отработанные часы и соответственно рассчитывать их заработную плату. Бесплатная версия дает возможность добавить до трех пользователей и предлагает функцию учета рабочего времени сотрудников.

Плюсы и минусы мастера времени

Плюсы

  • Точно рассчитать заработную плату
  • Функциональность GPS-слежения

Минусы

Цена подписки Premium: 14,95 доллара США в месяц для плана Value.

Веб-сайт: https://www.timeclockwizard.com/

Если вы чувствуете, что это готовое программное обеспечение не соответствует вашим требованиям и не вписывается в среду вашей компании, вы всегда можете воспользоваться специализированным программным обеспечением для учета рабочего времени. Индивидуальные приложения для учета рабочего времени во многих отношениях лучше, чем готовые. Их часто предпочитают из-за настройки функций, единовременных инвестиций, отсутствия ежемесячной абонентской платы, безопасности данных сотрудников, всегда легко вносимых изменений, а также из-за простой актуальности политик и отсутствия зависимостей, и это может монетизироваться в соответствии с бюджетом компании.

Преимущества программного обеспечения для настраиваемого времени и посещаемости

Специально разработанное программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости имеет больше преимуществ, чем готовое программное обеспечение, и это то, что мы сейчас обсудим. Вот некоторые из преимуществ, которые вы, как компания, должны учитывать при принятии решения о выборе готового приложения для учета рабочего времени или индивидуального.

  1. Один из недостатков готового решения - отсутствие возможности настройки. С помощью готового приложения для учета рабочего времени вы не сможете добавлять количество групп, отделов, правила оплаты и начисления пособий по своему усмотрению. Что делать, если в вашей организации размещена сложная иерархия? В таком случае готовое решение предложит вам лишь несколько правил оплаты.
  2. Многие организации идут на компромисс с правилами оплаты и настройкой системы просто потому, что они не знают доступных экономичных решений, позволяющих адаптировать их под конкретные нужды.
  3. Готовое приложение Time and Attendance всегда несовместимо. Лучшие решения для учета рабочего времени и посещаемости интегрируются с платежными системами, ERP, MRP, базами данных и другими бизнес-системами, обеспечивая автоматизацию процессов и функциональность для синхронизации данных между всеми системами.
  4. Используя лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости, компания может поддерживать три или четыре программы расчета заработной платы высшего уровня.
  5. Специальное программное обеспечение дает вашему бизнесу возможность обновлять политики, минимизировать расходы в соответствии с бюджетом и, самое главное, хранить данные ваших сотрудников в одних руках, а не передавать их другим сторонам.

Вам нужно специальное приложение для отслеживания времени?

Технологии захватили деловой мир. В эту эпоху пандемии одним из наиболее важных факторов выживания являются «технологии». Представьте себе, если бы у нас не было интернета, как бы мы вели свой бизнес с Corona за его пределами. Как бы мы продавали и покупали товары? Благодаря технологиям мы не только выжили, но и нашли новые пути развития. Пришло время предприятиям быстро принять эти изменения. Один из способов сделать это - убедиться, что у вас есть подходящие технологии и вы понимаете, как их использовать для повышения эффективности вашего бизнеса.

Программное обеспечение для отслеживания рабочего времени и посещаемости - это потребность часа. Это поможет предприятиям максимизировать денежный поток и свести к минимуму потери, сохраняя и архивируя важную информацию о заработной плате и налогах. Никто не может предсказать будущее, но если нам придется жить и выжить в условиях пандемии, нам, как бизнесу, необходимо выбрать приложение для отслеживания времени для удаленных сотрудников или сотрудников, работающих на дому. Вы можете использовать готовое или индивидуальное приложение. Если вы решите настроить приложение, существует множество вариантов, которые помогут вам создать приложение, соответствующее вашим бизнес-требованиям.

Selleo - одна из лучших компаний по разработке приложений и веб-разработки в Польше. У нас есть высокопрофессиональная и опытная команда разработчиков, которые работали над многочисленными технологиями для разных отраслей. Если вам нужны инструкции по созданию индивидуального приложения для отслеживания рабочего времени и посещаемости, свяжитесь с нами сейчас!.

Изначально опубликовано в Программное обеспечение для отслеживания рабочего времени и посещаемости.