Современное рабочее место характеризуется множеством задач, втиснутых в плотный график. Разделение времени, расстановка приоритетов задач и постоянное принятие решений могут отрицательно повлиять на вашу производительность. В нерабочее время нужно сделать так много важных задач, которые конкурируют за время с деятельностью, представляющей личный интерес. В довершение всего, нам нужно тщательно ориентироваться в отвлекающих факторах в нашей повседневной жизни. При всем этом эффективный тайм-менеджмент становится ключевым навыком, в котором нам необходимо преуспеть.

В этом блоге мы концентрируемся на важности тайм-менеджмента и обосновываем его, показывая экономические и социальные издержки неэффективного управления временем. Мы обсуждаем предложенные методы, позволяющие лучше управлять этим самым ценным ресурсом.

Давайте поделимся интересным отрывком из истории литературы: «О боже! О, Боже! Я опоздаю!» — это очень известное восклицание Белого Кролика, персонажа изАлисы в стране чудес. То, что он всегда опаздывает, является отсылкой к оксфордскому времени и времени, которое Льюис Кэролл провел, преподавая в Крайст-Черч, одном из колледжей Оксфорда.

Цена неправильного управления нашим самым важным ресурсом

Существует цена, связанная с неправильным управлением временем. Переключение контекста между несколькими задачами каждый день, встречи с целями, которые можно было бы достичь с помощью короткого электронного письма, а также время, потраченное на прокрутку по телефону, — вот некоторые из «бандитов времени», которые с течением времени приводят к значительной потере дохода. В опросе, охватившем двадцать отраслей, проведенном профессором Стивеном Рогельбергом и включавшем 632 сотрудника, было отмечено, что посещение некритических совещаний приводит к потерям около 101 миллиона долларов в год для организаций со штатом более 5000 сотрудников.

В последние годы влияние отвлечения внимания, вызванного техническими гаджетами, выросло до такой степени, что для его описания появился специальный термин: киберлоуфинг. Компания сообщила, что 62% ее сотрудников тратят около 60 минут в день на использование личного телефона. Телефонные звонки — не единственные виновники — мобильные приложения вносят больший вклад в отвлечение внимания. Мобильные приложения по своей конструкции вызывают привыкание. Чтобы компания получала прибыль, количество времени, которое люди тратят на них, должно увеличиваться. Бесконечные прокрутки, лайки и кликбейты гарантируют именно это.

«Время — не главное. Это единственное, что можно сделать». — Майлз Дэвис

Потеря денег — не единственная проблема; Эффективное управление временем также важно для нашего благополучия. Неправильное управление временем может способствовать повышению уровня стресса и выгоранию. Для нас это может привести к проблемам со здоровьем, а то, что мы не уделяем 100% времени, которое мы проводим с семьей и друзьями, отрицательно влияет на наши отношения. Для компании это может привести к снижению морального духа сотрудников и низкой удовлетворенности работой.

«Плохая новость: время летит. Хорошая новость в том, что ты пилот». — Михаил Альтшулер

Как только мы определим, где есть утечки в нашей производительности, мы сможем принять меры по исправлению ситуации. Итак, давайте углубимся и рассмотрим различные методы, позволяющие лучше управлять своим временем.

Управляйте временем как профессионал

За прошедшие годы было предложено несколько методов, позволяющих свести к минимуму отвлекающие факторы и максимально эффективно использовать наше время. Давайте посмотрим на некоторые стратегии, которые мы можем включить в нашу повседневную жизнь.

Стратегия 1: Расставьте приоритеты, расставьте приоритеты, расставьте приоритеты!!!

Первой целью должна быть расстановка приоритетов задач. Один класс таких методов фокусируется на распределении задач по четырем квадрантам сетки на основе таких факторов, как срочность, важность, вознаграждение и требуемые усилия. Другой набор техник направлен на активацию центра вознаграждения мозга и минимизацию умственного беспорядка.

Четыре квадранта приоритета

Матрица Эйзенхауэра — один из таких подходов к расстановке приоритетов ежедневных задач. Идея состоит в том, чтобы разделить ваши задачи на сетку, состоящую из четырех групп, а именно:

  • Квадрант 1: Важно и срочно.
  • Квадрант 2: Важно, но не срочно.
  • Квадрант 3: Не важно, но срочно.
  • Квадрант 4: Ни важно, ни срочно.

Эту сетку, показанную ниже, также называют Матрица срочно-важных дел. Давайте посмотрим, что представляет собой каждая ячейка и как нам следует расставить приоритеты задач в каждой.

Квадрант 1 состоит из задач, которые, если их не выполнить раньше установленного срока или не выполнить вовремя из-за снижения качества, могут привести к серьезным последствиям. Например, предположим, что вы назначили встречу с потенциальным клиентом и вам необходимо представить отчет о работе компании. Выполняя небрежную работу или не заполнив слайды презентации до встречи, вы потеряете клиента и, возможно, свою работу с ним. Задачи внутри этого квадранта необходимо выполнить, прежде чем переходить к другим задачам.

Квадрант 2 включает задачи, которые важны, но могут подождать. Предположим, вам нужно представить отчет о деятельности компании на конференции по итогам года. Никто не может отрицать ее важность, но если до самой презентации у вас есть пара месяцев, вы можете ее отложить.

Квадрант 3 содержит те задачи, которые не настолько важны, чтобы требовать вашего внимания, но их все равно необходимо срочно выполнить. Административные задачи обычно необходимо завершить до наступления крайнего срока, но многие из них являются второстепенными задачами, которые может выполнить каждый. Вы можете делегировать эти задачи другим и сосредоточиться на других, более насущных задачах.

Последний квадрант, квадрант 4, состоит из задач, которые просто отвлекают — они не важны и не срочны, и игнорирование их не будет иметь каких-либо серьезных последствий.

Подход Эйзенхауэра предполагает, что задачи, находящиеся в первом квадранте, должны выполняться в первую очередь. Задачи второго квадранта важны, но могут подождать; они должны быть запланированы на более поздний срок. Третий квадрант состоит из задач, которые необходимо выполнить срочно, но ваше участие не обязательно необходимо, поэтому эти задачи можно делегировать кому-то другому. Задачи последнего квадранта отвлекают с небольшим эффектом: либо отбросьте их и полностью забудьте о них, либо втисните их в свое расписание, когда в конвейере нет других задач.

Сетка управления временем Кови — еще один известный метод определения приоритетов задач. Она разбивает задачи на те же четыре группы, что и в Матрице Эйзенхауэра. Единственное отличие состоит в том, что подход Эйзенхауэра использует очень узкий подход и фокусируется только на текущих задачах, тогда как подход Кови предполагает, что люди будут добавлять долгосрочные планы личного совершенствования и роста во второй квадрант для долгосрочного планирования.

«Главное — не расставлять приоритеты в своем расписании, а планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Третий подход к расстановке приоритетов на основе сетки — это Матрица приоритетов действий. В отличие от двух других подходов, он не фокусируется не на срочности; вместо этого он классифицирует задачи в соответствии с их воздействием и требуемыми усилиями. Четыре группы в этой технике:

  • Квадрант 1: Высокая эффективность и низкие усилия.
  • Квадрант 2: Высокое воздействие и большие усилия.
  • Квадрант 3: Низкое воздействие и низкие усилия.
  • Квадрант 4: Низкое воздействие и большие усилия.

На изображении ниже показаны четыре квадранта. В первую очередь следует завершить высокоэффективные, но не требующие больших усилий задачи. Это быстрые победы, которые поднимут моральный дух, а также принесут заметные результаты. Задачи во втором квадранте имеют более долгосрочный горизонт и требуют большего планирования и ресурсов. Они должны быть приоритетными в первую очередь. Задачи с низким уровнем воздействия на самом деле не важны, и их следует делегировать, если они не требуют больших усилий. В противном случае их следует отбросить или отложить на второй план, пока в конвейере не останется невыполненных задач.

Принцип Парето, также известный как правило 80/20 или закон немногих жизненно важных людей, гласит, что 80 % ваших результатов достигается за счет 20 % ваших усилий. Поэтому мы должны определить задачи, которые дают наиболее значимые результаты, и расставить их по приоритетам.

Наведите порядок в своем расписании и вознаградите свой мозг

Другой подход к расстановке приоритетов фокусируется на наведении порядка в уме, распорядке дня и небольших достижениях, которые активируют центр вознаграждения вашего мозга. Eat That Frog – это подход, ориентированный на людей, которые борются с прокрастинацией, имеют огромный список дел и тратят много времени на задачи с низким приоритетом и малой отдачей. Цель проста: возьмите самую важную и сложную задачу (не очень красивую лягушку) и сделайте ее первым делом утром, прежде чем переключать внимание на другие задачи. Это придаст вам импульс и настроит на продуктивный день.

Менее радикальная альтернатива — Сила трёх. Он предлагает определить три самые важные задачи на день и сосредоточиться на их выполнении. Сосредоточьте свое внимание на управляемом фрагменте, и вы не будете перегружены всеми другими, менее важными нерешенными задачами. На другом конце спектра находится Правило двух минут: если выполнение задачи занимает менее двух минут, немедленно завершите ее, а не добавляйте в список дел. Идея заключается в том, что небольшие задачи могут нарастать как снежный ком и подавлять вас.

Теперь, когда мы расставили задачи на день по приоритетам, давайте посмотрим, как обеспечить выполнение дел, не откладывая и не отвлекаясь.

Стратегия 2: временные интервалы

Отвлекающие факторы убивают вашу продуктивность. Сколько детей борются с мечтами в классе? Сколько взрослых отключаются во время особенно длинной презентации? Телефон шепчет вам: «Псс! Знаете ли вы правила игры в керлинг? Давайте быстро посмотрим, чтобы затем изучить стратегию победы в шаффлборде». Хорошей новостью является то, что вам не нужно практиковать медитацию с тибетскими монахами, чтобы развить острую концентрацию внимания. Во-первых, осознайте, что длительная работа над скучными и, возможно, ненужными задачами — это то, что на какое-то время разрушает нашу концентрацию, а затем устраните основную причину. Для решения этой проблемы было предложено множество методов. Некоторые сосредотачиваются на сохранении концентрации, другие стараются свести к минимуму переключение контекста.

Очистите свой разум и отфильтруйте шум

Пожалуй, самый известный подход — это Техника Помидора. Цель — разбить рабочее время на временные интервалы. Работайте в течение 25 минут (так называемого Помидора), за которым следует 5-минутный короткий перерыв. После выполнения определенного количества Помидоров вы делаете более длительный перерыв, обычно 15 минут. Эти интервалы помогают сохранять концентрацию и управлять уровнем энергии.

Одна вещь за раз

Существуют и другие подходы, направленные на минимизацию переключения контекста, чтобы текущей задаче уделялось максимум внимания. Одним из методов является Пакетная обработка. Идея состоит в том, чтобы сгруппировать схожие виды деятельности и решать их последовательно. Например, отвечайте на электронные письма в одном пакете, совершайте телефонные звонки в другом и заполняйте отчеты в третьем отдельном пакете. Подобный метод, Timeboxing или Time Blocking, предполагает планирование определенных блоков времени для различных задач. Оба эти метода повышают концентрацию внимания за счет уменьшения многозадачности и гарантируют, что важным задачам будет уделяться достаточно внимания. Зная ограничение по времени для каждой задачи, есть вероятность, что человек отфильтрует отвлекающие факторы, очистит свой разум и сосредоточится на текущей задаче.

Избавление от старых привычек — первый шаг к тому, чтобы стать хозяином своего времени

«Время — это то, чего мы хотим больше всего, но то, что мы используем хуже всего». — Уильям Пенн

Теперь, когда вы вооружены методами, позволяющими лучше управлять своим временем, давайте посмотрим, как мы можем сделать это частью нашей повседневной жизни. Вам необходимо усвоить эти методы — они должны прийти к вам естественно. Формирование привычки (и ее ломка) – задача непростая. Однако она выполнимая. По мнению Чарльза Дахигга, автора книги Сила привычки, лучший способ сформировать привычку или заменить другую новой, лучшей привычкой – следовать Петле привычки. Он состоит из трёх компонентов:

  • Подсказка: на первом этапе определите конкретный триггер, который будет напоминать вам о необходимости выработать привычку (или избегать ее, если вы попытаетесь бросить).
  • Распорядок дня. На втором этапе установите четкий распорядок дня, который вы будете последовательно выполнять в ответ на сигнал.
  • Награда. Создайте систему вознаграждений, которая закрепляет привычку, вызывая чувство удовлетворения.

Например, предположим, что каждое утро в офисе вы готовите чашку кофе и заводите разговор со своим болтливым другом у кофемашины. В конечном итоге вы тратите полчаса на то, что не приносит никакой пользы ни вам, ни компании. Приготовление утреннего кофе — это сигнал, который запускает разговор. Избегайте этого, принося свою чашку кофе вместо того, чтобы готовить его в офисе. Это нужно сделать рутиной. Для этого подумайте о том, чтобы вознаградить себя обедом с тем другом, который отнимает много времени, но чья компания вам нравится. Со временем привычка становится более автоматической и прочно укореняется в вашей повседневной жизни.

Иногда нужно направить не привычку, а вашу доброту. Очень важно научиться говорить «Нет», когда кто-то просит вас что-то сделать, но вы уже заняты. Как только вы поймете, что взяв на себя дополнительные обязанности, вы не сможете сосредоточиться на существующих задачах. Следовательно, это будет несправедливо по отношению к другим, которые зависят от вас. В таком случае лучше отказать в просьбе. Точно так же некоторые люди являются перфекционистами. Целью всегда должно быть хорошее выполнение работы, однако иногда вам нужно найти золотую середину, где вы перестанете улучшать свою работу и достигнете результата.

Овладейте своим тайм-менеджментом

Формирование привычки должно быть процессом постоянного обучения и совершенствования. Продолжайте следить за своим поведением и результатами; настройте свой метод по мере необходимости, чтобы управлять своим временем. Самосовершенствование требует времени. Но как только вы поймете, что нужно сделать, и у вас появится план, как это сделать, процесс станет приятным, а результат будет полезным.

Наконец, и мы не можем не подчеркнуть это достаточно, помните о своем уровне энергии, мотивации и концентрации. Иногда лучше сделать перерыв и сменить обстановку, чтобы зарядиться энергией. Лучше вернуться свежим после хорошего сна, чем проспать всю ночь и весь день чувствовать себя разбитым — так более продуктивно.

Если вы заинтересованы в том, чтобы узнать больше об управлении собой и членами своей команды, и хотите начать, наш курс Проведение собеседований по инженерному менеджменту и лидерству станет хорошим началом. эм>

Удачного обучения!