Процесс адаптации - один из самых важных этапов для любой компании. Каждый бизнес нанимает новых сотрудников. Заставить их быстро адаптироваться к новой рабочей среде - чертовски трудная задача. В процессе адаптации новый сотрудник может испытывать психические и физические нагрузки на переходной стадии. Что, если мы изменим ситуацию и введем в работу нового удаленного сотрудника?

Когда компания нанимает нового удаленного сотрудника, процесс перехода становится беспокойным как для компании, так и для сотрудника. Следовательно, именно поэтому предприятиям следует подумать об использовании программного обеспечения для адаптации, чтобы сгладить переходный этап.

Знаете ли вы, что еще до того, как Covid-19 поразил мир, количество новых удаленных сотрудников значительно выросло за последнее десятилетие? Согласно исследованию Flex Jobs, количество удаленных сотрудников только в телекоммуникационных компаниях США увеличилось на 159% с 2005 по 2017 год. Ожидается, что в ближайшие годы количество удаленных сотрудников значительно вырастет. Согласно Отчету о пульсе рабочей силы будущего, опубликованному Upwork, крупнейшей торговой площадкой в ​​мире, к 2025 году 36,2 миллиона удаленных американцев будут полностью работать из дома. Через девять месяцев после пандемии и уже 41,8% всего персонала удаленно, что на 16,8 миллиона человек больше, чем до пандемии.

В этой статье будет обсуждаться все, что касается адаптивного программного обеспечения, почему организации следует его использовать, его преимущества и способы использования, а также как создать собственное программное обеспечение.

Что такое стартовое программное обеспечение?

Программное обеспечение для адаптации - это инструмент, который помогает компаниям облегчить быстрый переход своих недавно нанятых сотрудников. В программном обеспечении есть информационная панель, которая позволяет командам по привлечению талантов общаться и отслеживать успехи новых сотрудников по мере их продвижения к процессу адаптации.

Программное обеспечение предлагает проверку I-9, понимание соответствия, а также инструменты, интеграцию для администрирования заработной платы и льгот. Важная цель Onboarding Software - установить связь между системой отслеживания приложений компании и системой управления производительностью, чтобы обеспечить плавный переход в историю занятости нового сотрудника.

Ключевые особенности адаптивного программного обеспечения

Программное обеспечение для адаптации имеет три ключевые особенности, а именно:

Приветственный портал

Приветственный портал - это удобная и увлекательная функция, которая снижает риск увольнения до и после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям. Это информационный узел и коммуникационный мост между компанией и новым сотрудником.

Приветственный портал должен включать все детали, которые необходимо знать новому сотруднику при вступлении в организацию. Такая информация, как первый день обучения, их должностные инструкции и основные роли, местонахождение офиса и имена их основных контактных лиц, должна быть доступна на портале приветствия.

Новых сотрудников также можно обучить с помощью визуального контента. Приветственный портал также должен включать функцию публикации и публикации фотографий и видео для более интерактивного общения. Быстрая приветственная записка от генерального директора может значительно улучшить их первый день работы.

Управление задачами

Функция управления задачами позволит согласовывать назначенные задачи в одном окне и поддерживать тесное общение между людьми, участвующими в выполнении задач, и новым сотрудником. Задачи начинаются с настройки нового официального адреса электронной почты сотрудника ИТ-отделом, назначения ноутбука, защищенного надежными паролями, обновления сведений о заработной плате в финансовом отделе и т. Д.

Кроме того, непосредственный руководитель / менеджер должен организовать знакомство и контрольные встречи нового сотрудника с другими людьми в команде или других связанных отделах.

Интеграция

Интеграция программного обеспечения для адаптации с инструментами других организаций, такими как HRIS, является обязательной. В конце концов, когда соискатели станут новыми сотрудниками и полноправными членами организации, вам не захочется снова вводить информацию в HRIS. Благодаря интеграции программного обеспечения передача информации становится более плавной.

Новых сотрудников следует проинформировать о профилях своей команды, поскольку они обычно организованы в системе управления персоналом. В связи с этим, программное обеспечение для адаптации должно максимизировать отношения отчетности, установленные HRIS, чтобы упростить делегирование задач и отправку уведомлений.

Ключевые преимущества программного обеспечения для адаптации

Использование программного обеспечения для адаптации в организации дает бесчисленные преимущества. Однако есть четыре основных причины, по которым компаниям следует подумать о внедрении автоматизированного процесса.

Беспрепятственный процесс адаптации мотивирует новых сотрудников

Ни одна компания не любит тратить деньги на набор персонала, поэтому компаниям нравится делать своих старых сотрудников счастливыми. Когда компания использует автоматизированный процесс адаптации, это мотивирует новых сотрудников и увеличивает коэффициент удержания. Большинство компаний не обращают внимания на процессы адаптации своих новых сотрудников и обращаются с ними непрофессионально, что приводит к низкому коэффициенту удержания.

Автоматизируя процесс адаптации, компании стремятся исключить человеческие ошибки и помочь незавершенным процессам быть плавными, чтобы специалисты по персоналу могли сосредоточиться на привлечении своих недавно нанятых сотрудников гораздо лучше.

Автоматизация процесса адаптации снижает затраты

Автоматизация процесса адаптации снижает затраты за счет устранения необходимости вводить данные снова и снова в другом программном обеспечении и удаления документации из процессов.

Благодаря автоматизированному процессу адаптации новые сотрудники быстро осознают свои обязанности и становятся более продуктивными членами организации.

Хотя компании могут не решаться тратить деньги на новое программное обеспечение, окупаемость инвестиций в автоматизацию адаптации делает вложения окупаемыми.

Автоматизация адаптации повышает производительность

Onboarding Automation не заменяет людей, которые приветствуют новых сотрудников, но усиливает усилия специалистов по персоналу в том же отношении.

Адаптация нового сотрудника - непростая задача для специалистов по персоналу. Как и каждый раз, отдел кадров должен выполнить не менее 50+ задач, таких как настройка электронной почты, облачное хранилище, назначение кубика, ноутбука и серии учебных занятий. Если во время выполнения какой-либо задачи произошла человеческая ошибка, это привело бы к психологическому разочарованию как новичка, так и специалиста по персоналу. Автоматизация процесса адаптации исключает лишнюю работу и вероятность человеческих ошибок.

Сотрудники, которым не помогают в процессе обучения на новой работе, могут расслабиться. Крупная организация с неэффективным процессом ежегодно тратит миллионы долларов на снижение производительности.

Нет документов - централизованная система

Автоматизация процесса адаптации исключает дублирование за счет использования онлайн-форм, которые собирают необходимую информацию от сотрудников. Новые сотрудники могут использовать электронную подпись на централизованной платформе, чтобы не работать с грудой документов. Все данные, предоставленные сотрудником, будут храниться в одном централизованном месте для последующего доступа.

Кому следует использовать стартовое программное обеспечение?

Всегда возникает вопрос: «А нужно ли для нашей компании программное обеспечение для адаптации?» Что ж, он нужен каждой компании, независимо от ее размера и характера бизнеса. Если вы начали замечать эти симптомы, знайте, что вам срочно требуется программа для адаптации:

  • Если ваш HR-специалист занимается отправкой, отслеживанием, проверкой и хранением документов, вместо того, чтобы приветствовать нового сотрудника и работать с ним.
  • Если ваш деловой характер слишком требователен.
  • Если в процессе адаптации возникают сбои, например, несоблюдение сроков подачи I-9 или проверка биографических данных нового сотрудника.
  • Если коэффициент удержания ваших сотрудников слишком низкий

Помните, что программное обеспечение для адаптации - это полезный инструмент, который позволяет специалистам по персоналу оптимизировать процессы адаптации. Малые и средние предприятия особенно остро нуждаются во внедрении программного обеспечения для адаптации, поскольку им не хватает большого количества сотрудников в отделе кадров и им требуется экономия времени за счет отказа от бумажной работы. Программное обеспечение для адаптации также различается по функциям в зависимости от отрасли, например, гостиничный бизнес, финансы, розничная торговля, электронная коммерция и т. Д. Большинство программ для адаптации идеально подходят для любой отрасли.

Как привлечь сотрудников к работе в удаленном режиме?

Чтобы обеспечить разумные расстояния, предприятия должны переезжать на работу из дома (WFH) из-за пандемии COVID-19. Несмотря на некоторые непредвиденные проблемы, компании сочли эти современные системы адаптации настолько выгодными, что доля людей, работающих на дому, в этом году постоянно удвоится.

Важно понять, как настроить процесс адаптации, если компания внедряет удаленную работу на неопределенный срок или использует ее в качестве временной меры.

Шаг # 1: подготовка

И компания, и персонал заслуживают внутренних процессов, адаптированных к особым требованиям и требованиям удаленной работы.

Начните с изучения того, как удаленные операционные процедуры, ресурсы и климат отличаются от отдельных видов деятельности. Возможно, вам потребуется обновить руководства по эксплуатации, включить части, описывающие процедуры удаленных сотрудников.

Разработайте распорядок первого дня. Покажите им, что вы ознакомились с техническими инструкциями и ознакомились с видеосвязью с ключевыми членами команды. Убедитесь, что регистрация доступна, чтобы убедиться, что все идет гладко. Если это расписание установлено за несколько дней до первого дня, новые удаленные сотрудники будут уверены, что процедура хорошо спланирована и о ней позаботятся.

Шаг № 2: Общайтесь

Согласованность сетевых действий определяет успешность удаленных операций или сбой. Это касается не только правильных методов, но также процедур и культуры, которые делают упор на внутреннюю коммуникацию. Таким образом, должен быть представлен механизм удаленного подключения.

Начните с определения ожиданий относительно того, как будут обрабатываться контакты по переписке. Предоставьте новым удаленным сотрудникам ссылки или загрузите материалы для коммуникационного инструмента компании до даты начала и начните первый день с видеозвонка с использованием этой платформы. Это позволяет специалистам по персоналу указывать удаленным сотрудникам, как они используют эти ресурсы для определенных действий, как они могут общаться с другими приложениями и как они могут ответить на любые проблемы или вопросы. Предоставьте им более неформальные чаты для общения и установления связей с коллегами. Это более наглядные демонстрации того, как коммуникации вписываются в бизнес.

Шаг № 3: Предложите поддержку

Адаптация - это почти столько же вопрос предложения адекватных услуг, сколько и наличие всей необходимой документации.

Дайте им полный список сотрудников различных отделов и способы связи с ними, если возникнут какие-либо вопросы. По возможности сделайте видео-знакомство с наиболее важными сотрудниками, которым может потребоваться помощь. Таким образом, они смогут сделать имена, которые им дали, вежливо и приветливо.

На что следует обратить внимание при создании пользовательского программного обеспечения для адаптации

Структурированная адаптация может позволить существенно изменить пользовательские показатели при правильном выполнении. Вот семь самых важных вещей, которые вам следует учесть перед разработкой пользовательского программного обеспечения для адаптации.

Расставьте приоритеты и сделайте ставку на адаптацию к структурированному программному обеспечению

Приверженность - это первый шаг. Приоритезация бортового программного обеспечения является предварительным условием для достижения потенциальной производительности адаптационными мероприятиями. Если компания не выполняет это обязательство, она не может следовать никаким другим охваченным стратегиям. Это, естественно, означает, что компания не получит никаких выгод от разумных усилий по адаптации.

Другими словами, чтобы получить максимальную отдачу от программы адаптации, компании должны:

  • Обязать подключиться к работе и отдать приоритет
  • Разработайте системный и формальный механизм адаптации.
  • Анализируйте и укрепляйте механизм

Эти конкретные действия не могут быть предприняты без принятия или признания компанией преимуществ адаптации.

Определите потенциальную ценность адаптивного программного обеспечения

Конечно, каждый участник хочет знать, следует ли ему инвестировать в формальную фазу адаптации. Поэтому, прежде чем делать первые шаги, важно определить истинный потенциал программного обеспечения для адаптации для вашей организации. То есть необходимо обосновать экономическое обоснование.

Возможность продемонстрировать преимущества адаптации помогает:

  • Координаторы проекта оценивают, является ли адаптация реальной инвестицией.
  • Получите спонсорство и поддержку со стороны руководства.
  • Объясните членам команды цель адаптации
  • Подбирайте членов команды для определенного количества целей
  • Обоснование бюджета на адаптацию

Реальную отдачу от формальной программы адаптации невозможно предсказать. Однако эффективное подключение приведет к ошеломляющим результатам с точки зрения участия пользователей, удобства использования и удержания.

Понимание возможности дает заинтересованным сторонам цель, которая имеет решающее значение для разработки стратегий устойчивой интеграции.

Для любой долгосрочной платформы адаптации функция бай-инов для руководителей является обязательной. Чтобы получить бай-ин, выполните следующие действия:

  • Поймите ценность адаптации, как описано выше.
  • Сделайте бортовой кейс, сконцентрированный на будущих доходах.
  • Объясните, какую пользу могло бы принести руководство, о котором идет речь, от адаптации.
  • Это почти как любой другой процесс убеждения, чтобы получить одобрение от руководителей.
  • Сторонники должны отреагировать на постоянно задаваемый вопрос: «Что это для меня?»
  • Лучший способ сделать это - настроить предложение.

Руководители также с большей вероятностью прислушаются к плану адаптации, обсуждая, насколько она выгодна конкретному подразделению, например, отделу исследований и разработок или управлению продуктами.

Программное обеспечение должно быть ориентировано на пользователя

Ориентация на пользователя стала для многих предприятий нормальной практикой. Объяснение простое: дизайн под руководством пользователя помогает поддерживать актуальный, функциональный и продуктивный опыт работы с продуктом. Нет никаких предположений или предположений, поскольку пользовательские обзоры руководят этапом работы на борту или другими процессами проектирования. Отзывы пользователей зависят от функций, выбора дизайна, усилий по обучению и последовательности адаптации.

С функциональной точки зрения это подразумевает стратегию адаптации пользовательских данных, обратной связи и ввода.

К любому адаптирующему менеджеру применима несколько иная стратегия. Но чем больше отзывов пользователей интегрировано в этот подход, тем выше производительность.

Используйте современные цифровые методы обучения

Цифровое программное обеспечение требует современного подхода к обучению и адаптации. Подводя итог, можно сказать, что некоторые из причин заключаются в следующем:

  • Постоянное совершенствование, внедрение и внедрение цифровых технологий
  • Рабочие должны научиться постоянно использовать эти интерактивные технологии.
  • Традиционные методы обучения неприемлемы для бортового программного обеспечения.
  • Любой новый пользователь, использующий продукт, не может проходить индивидуальное обучение или обучение в классе.
  • Действительно, подготовительные мероприятия под контролем человека слишком дороги и неэффективны, чтобы идти в ногу с цифровыми изменениями.

Таким образом, специалисты по адаптации должны использовать цифровые обучающие инструменты, такие как цифровые платформы адаптации (DAP). DAP - это обучающие системы по запросу, для которых не нужны тренеры.

Анализируйте и оптимизируйте

Ошибкой является то, что проводится единичная процедура адаптации, а затем она считается завершенной. Как уже говорилось, любой бортовой тест - это просто тест. Любой опыт на борту следует рассматривать как гипотезу, которую при необходимости можно улучшить. Количество и последовательность этих тестов зависят, например, от бюджета и размера аудитории.

Окончательных результатов быть не должно, однако компании, которые проводят только один тест, почти наверняка оставят деньги на столе.

Если бортовые менеджеры реализуют базовую, ориентированную на пользователя стратегию, то их процесс адаптации будет включать в себя следующие шаги:

Постройте новые бортовые испытания. Бортовые версии, а не готовые изделия, следует рассматривать как подлежащие тестированию.

Измерение результатов

Любая оценка дает квалифицированные кадры с дополнительными знаниями, включая отзывы пользователей и аналитику программного обеспечения.

Учиться

Анализ данных позволит раскрыть подробности о поведении пользователей, предпочтениях, требованиях к обучению и многом другом.

Промыть и повторить.

Наконец, добавьте эту деталь к следующей итерации и повторите шаги.

Другие отраслевые процедуры, такие как архитектура и маркетинг, исследования, повторное тестирование и оптимизация, имеют решающее значение. При подключении программного обеспечения хорошо работает тот же метод - со временем эти итерации повышают производительность и приносят больше пользы.

Не бойтесь быть гибкими и адаптируемыми

На предыдущем этапе бережливый подход - это способ развития опыта адаптации.

Другой проворный. Как бережливое, гибкое можно увидеть почти во всех корпоративных процессах, от гибкого управления изменениями до гибкого маркетинга. Гибкие бизнес-практики структурированы так, чтобы быть гибкими, ориентированными на пользователя и открытыми. Вот что-то вроде этого процесса гибкого проектирования:

  • Сначала создайте новый продукт, обновите, запланируйте или обновите его. Для программного обеспечения для адаптации это будет недавняя оценка адаптации или значительное улучшение предыдущего опыта адаптации.
  • Разделите его на спринты или шаги. Пользовательская история или отзывы пользователей могут использоваться для каждого спринта. И у каждого должна быть определенная продолжительность, например, одна или две недели.
  • Пусть члены команды готовятся и просчитывают. Гибкие команды организуются, а не управляют в гибких системах. Объяснение простое: члены команды находятся ближе всего к полю и знают, что они могут сделать.

Слишком много продуктовых команд сейчас используют Agile или, по крайней мере, знают, что это такое. Специалисты по адаптации, не имеющие опыта гибкой разработки, скорее всего, могут проконсультироваться со своими группами по адаптации, чтобы узнать, как это работает.

Заключение

Интегрируя программное обеспечение для адаптации, компания обеспечивает плавный и свободный от стресса переход новых сотрудников в организацию. В свою очередь, бизнес сэкономит на бумажной работе и дополнительных часах работы специалистов по персоналу. Новым сотрудникам становится легче адаптироваться к новой среде, они хорошо обучаются и в более короткие сроки становятся продуктивной частью бизнеса.

Прежде чем вы сможете приступить к интеграции Onboarding Software, важно сначала выбрать подходящую для вашей компании. Фирмы-разработчики, такие как Selleo, могут помочь достичь целей вашей компании с помощью подходящего программного обеспечения для адаптации с идеально подходящим набором функций, чтобы гарантировать, что ваш новый сотрудник может соответствовать определенным квалификациям и стандартам. Чтобы получить более подробную информацию о том, как Selleo может помочь вам создать идеальное адаптированное программное обеспечение для адаптации, вы можете связаться с нами в любое время.

Первоначально опубликовано в статье Что такое адаптивное программное обеспечение и как его создать.