Что я узнал об удаленной работе в Microsoft.

Это личное сообщение. Мнения, выраженные здесь, принадлежат мне, а не моему работодателю.

Дьявол кроется в деталях 😈

Это первое, что я узнал, когда начал работать удаленно.

Я работаю в Microsoft Vancouver около 4,5 лет, и большую часть из них я был единственным человеком в моей команде, которая находилась в Ванкувере.

Чтобы иметь удаленную команду, требуется много самоотверженности, сострадания и усилий, и мне повезло быть частью команды, которая глубоко заботится о наличии инклюзивной удаленной команды. Я хочу поделиться тем, что я узнал за последние годы, работая с этими замечательными людьми. Некоторые из наших знаний могут быть применены к другим командам, особенно если вы являетесь частью большой удаленной команды.

1. Создавайте дизайн так, чтобы быть удаленным

Мы начали нашу команду из пяти человек в трех географических точках и двух часовых поясах: Берлине, Ванкувере и Редмонде. Одна из причин заключалась в том, чтобы понять, как мы можем работать удаленной командой. Осведомленность об удаленной работе и повышение эффективности ее работы было одной из наших основных ценностей.

2. Не шепчет

Первое, что мы быстро поняли, это то, что для удаленной команды принятие решений в физических коридорах похоже на шепот. Настоящие коридоры многолокационной команды должны быть Slack или Microsoft Teams, чтобы все были включены и никого не хватало. Это не означает, что никому не разрешается обсуждать вне канала, но мы должны осознавать это. В таких случаях мы решили потратить несколько минут, чтобы написать резюме и поделиться им с другими, чтобы продолжить его в Интернете.

3. Все личное

Вместо использования ноутбуков для 1: 1 используйте большие экраны. Это может неосознанно вызвать иллюзию того, что вы стоите / сидите друг напротив друга. Кроме того, вы делитесь множеством жестов и сигналов языка тела, которые в противном случае вы бы пропустили.

Если вы не можете этого сделать, по крайней мере, включите камеру на ноутбуке. Разговор с аватаркой очень отличается от разговора с человеком.

4. Асинхронная связь

Когда вы работаете в разных часовых поясах и удаленно, не все находятся в сети, о чем нельзя забывать, спрашивая мнение. Мы должны привыкнуть работать и обсуждать асинхронно.

Мы также попробовали очень легкий асинхронный стендап в нашей команде. Каждый день утром мы публикуем то, над чем хотели бы работать, а в конце дня - то, чем мы закончили в течение этого дня. Это очень полезно, особенно если вы работаете в разных часовых поясах. Даже в одном часовом поясе он более инклюзивный, поскольку дает людям большую гибкость с точки зрения их рабочего времени / местоположения.

5. Видеть - значит заботиться

Лично это моя любимая часть. В каждой физической области мы установили большой телевизор и камеру, чтобы все в этом месте могли видеть других и быть видимыми. Затем мы пошли дальше: мы устанавливаем микрофонную стойку на каждом столе, подключаем их к вызову после объединения их с микшером. Также для каждого человека мы приобрели простой микшер, чтобы они могли контролировать, сколько звука «виртуального офиса» они хотели бы слышать по сравнению с музыкой, исходящей с их ноутбуков / ПК. Было такое прекрасное чувство, что я присоединяюсь к звонку, даже когда работаю из дома.

Круглосуточные видеозвонки в вашем районе, чтобы вы всегда могли видеть людей в других местах. Намного легче наладить личные связи, если вы видите других людей. Мы использовали этот механизм в нашей команде в течение последних двух лет, и я никогда не чувствовал себя так близко к своим товарищам по команде в других местах.

6. Давайте присоединимся к нашим столам

Когда кто-то сидит за столом, он, естественно, смотрит на людей через стол. Поэтому вместо прямоугольных столов используйте широкие треугольные столы. Тогда люди более склонны смотреть на видеозвонок, а не только на людей в своей комнате. Треугольное сидение также создает иллюзию того, что все сидят за одним столом.

Использование прямоугольного сидения заставляет людей с большей вероятностью смотреть на людей перед ними, а не на видеозвонок, который подсознательно заставляет вас не обращать внимания на другие столы. Мы полагаемся на некоторые небольшие визуальные подсказки, чтобы предвидеть, собирается ли кто-то говорить, поэтому, если мы не посмотрим на видео с другой стороны, мы пропустим эти индикаторы. В результате людям, участвующим в телеконференции, будет труднее делиться своими идеями, не перебивая кого-то еще.

Если у вас нет возможности выбрать, какой тип стола вы выберете, вы все равно можете попробовать просто сесть по-другому, повернувшись лицом к экрану.

7. Никого не оставляйте позади

НИКОГДА не говорите, что мы вышлем вам материалы позже. Если вы не можете показать свой экран или некоторые участники звонка не видят его, остановите и исправьте или просто пропустите его. Это сложно и требует времени, но это всегда лучше, чем заставлять других чувствовать, что не имеет значения, если они не участвуют в разговоре.

Представьте, что вы строите резиденцию. Если у вас есть эти два варианта, какой из них вы выберете:

  1. Строить ванные комнаты с туалетами для большинства комнат и без туалетов для некоторых, но они могут постучать в дверь других людей, чтобы воспользоваться своим туалетом.
  2. Строите общие туалеты для всех и несколько ванных комнат?

Если вы недостаточно заботитесь о том, чтобы все смотрели материалы, вполне вероятно, что они сочтут свое мнение и участие неважными и могут даже не взглянуть на них позже.

Постарайтесь стать образцом для подражания, который проверяет их перед встречей, но если это все же произойдет, не беспокойтесь о потере времени людей. Если вы остановитесь и выясните это, то ваша команда получит отличный сигнал о важности вовлечения.

8. Переместите центр вселенной.

Если у вас регулярные демонстрационные / праздничные встречи. Смешайте это и не всегда делайте одно место основным местом, разделяющим экран для других. Если команда в одном месте не понимает, что значит быть удаленным, труднее сопереживать, когда вы всегда являетесь центром вселенной. Переместитесь туда, где люди находятся для своих презентаций, вместо того, чтобы они приходили к вам, чтобы продемонстрировать свою работу. Ничто так не заставляет людей понимать и сочувствовать, как опыт удаленности.

Кроме того, если вы получаете закуски или еду для одного географического местоположения, убедитесь, что другие места, которые настраиваются, получают аналогичное отношение. Намного вкуснее, когда всем нравится вкуснятина :)

9. Добрый день всем

Поощряйте людей работать удаленно. Время от времени можно организовать встречу с правилом, согласно которому все должны присоединиться к видеоконференцсвязи. Определенно будут моменты ага!

10. Более чем нормально болтать.

Не бойтесь болтать по телефону или более творческих способов. Представьте, что вы просто идете к чьему-то столу. Убедитесь, что у них все хорошо, и не уклоняйтесь от шуток.

Чтобы иметь еще больше личных связей, мы использовали Лучевых роботов. По сути, это еще один способ оставаться на связи с людьми в команде. Я не думаю, что они являются подходящей заменой Skype или Teams, потому что фильтрация фонового шума вызовов роботов невелика, но они отлично подходят для разговоров в коридоре, прогулки на кухню или игры в футбол!

Последние мысли

Не все, что здесь упоминается, просто масштабируется для каждой команды. Я не думаю, что вы можете подключить 50 человек к одному микшеру и ожидать, что это будет приятный опыт. Но вы можете разбить людей на более мелкие группы, которые работают в тесном сотрудничестве друг с другом.

Создайте больше каналов в Teams / Slack, и люди со временем найдут правильный баланс. Люди могут выбирать, за какими каналами они следят, и могут быть более общительными в более близких кругах.

Оптимального решения не существует, все сводится к тому, сколько вы готовы пробовать и повторять. Итак, единственный вопрос:

Что вы готовы сделать, чтобы у вас была более открытая команда?