Руководство по фасилитации со вспомогательными ресурсами
В 2017 году в прямом эфире телеканала BBC News в комнату ворвался один из детей профессора Роберта Келли, за которым сразу же последовал второй. Вторжение было одновременно гуманным и забавным. Еще в 2017 году мы, возможно, были немного смущены за профессора Келли.
«Э, я думаю, что один из ваших детей только что вошел ...»
Кажется, это было давно!
Перенесемся в март 2020 года, и глобальный контекст резко изменился. Готов поспорить, ваша команда пережила по крайней мере подобный инцидент за последние пару недель. Я также готов поспорить, что в этом не было ничего постыдного. Почему должно быть?
Почему они важны?
Обсуждение соглашения об удаленной команде стало еще более важным сейчас, когда все семьи работают из дома вместе. Это новая категория удаленной работы, которая требует немного большего сочувствия, чем мы могли бы проявить в 2017 году.
Мы находимся не в том же контексте, что и 2017 год. Организованный диалог о соглашении с удаленной командой важен для Scrum-команды или любой другой команды в этом отношении. Мы можем пересмотреть правила и признать новые стрессы и напряжения. С детьми дома, возможно, поможет небольшая гибкость рабочего времени. Может быть достаточно даже признания существования нового стресса.
Скрам основан на эмпирической теории управления процессами или эмпиризме. Эмпиризм утверждает, что знание приходит из опыта и принятия решений на основе того, что известно. (Руководство по Scrum)
Чтобы использовать эмпирическую теорию управления процессами, необходимы три вида деятельности: прозрачность, проверка и адаптация. Я считаю, что упрощенный диалог о соглашении удаленной команды может помочь Scrum-команде - или любой другой команде - быть прозрачными в своей работе, проверять, как они работают, адаптироваться и вносить изменения там, где они необходимы.
Благодарности
Прежде чем углубиться в это, я просто хочу отметить, как развивалось мое мышление по этой теме после разговора с другом, тренером по гибким методологиям Дов Цалем.
Соглашения с удаленной командой - это упрощенные беседы, в ходе которых мы спрашиваем команду о взаимодействиях и о том, нужно ли что-то изменить. Игра Дова Remote Meeting Spicer - еще один пример того, как команды могут вести этот разговор по-другому.
Вдобавок главным источником вдохновения для этого поста стали поистине превосходный веб-сайт Лизетт Сазерленд Совместные сверхспособности и книга Работаем вместе везде, и Дов предлагает онлайн-обучение и по этому поводу.
Соглашения с удаленной командой
В этом Новом Норме возможность для команды обсудить Соглашение об удаленной команде является признанием более широкого контекста.
Мы связываемся друг с другом и спрашиваем, например: нужно ли кому-нибудь пересматривать наши часы работы теперь, когда мы все дома со своими семьями? Может быть, это короткий разговор, но демонстрация сочувствия все же имеет значение.
Ключевые элементы, которые команды могут обсуждать, делятся на две большие категории: взаимодействие внутри команды и взаимодействие с внешним миром.
Приведенные ниже элементы рекомендуются к прочтению для координатора удаленного командного соглашения. Он не предназначен для того, чтобы быть предписывающей повесткой дня.
Интерфейсы и взаимодействия
Инструменты
Согласие внутри команды с инструментами, которые мы используем, очень важно. Однако, если вы единственный человек в команде, который настаивает на инструменте, который никому не интересен, вы можете просто отложить разочарование и двигаться дальше. В будущем появятся возможности измениться.
Новые инструменты - это здорово, но сейчас, возможно, не лучшее время для того, чтобы вводить слишком много их. На данный момент приоритетом является непрерывность бизнеса, поэтому инструменты, которые помогут в этом, должны быть приоритетными. Новые блестящие игрушки могут усложнить нашу работу.
Что касается инструментов, нам также необходимо учитывать согласованность и взаимодействие с другими командами. Например, если каждая команда в организации использует Jira, вашей команде может быть не так просто использовать Rally. Вы можете спросить об этом.
При взаимодействии важен выбор подходящей среды, и командам, возможно, придется это обсудить. Мне нужно отправить электронное письмо по этому поводу? Могу я подождать до следующего запланированного разговора, чтобы поднять этот вопрос?
Положение дел
Спросите команду, какие статусные маячки ценны для них. Вашим товарищам по команде может быть полезно узнать, доступны ли вы, просто проверив свой статус Slack. (Сказать им, что вы WFH, сейчас не так уж и полезно :)
Это работает в обоих направлениях: вы можете откладывать уведомления на пару часов каждый день, чтобы личные сообщения не стали слишком жесткими и мешали. Тем не менее, хорошо сначала обсудить это с командой.
«Золотые часы» и время фокусировки
Откладывание уведомлений - это один из способов получить немного времени для сосредоточения для отдельных сотрудников. Однако группа может согласовать время, которое они также хотят сохранить для сосредоточенной работы. Стоит спросить, если какие-то часы выходят за рамки?
Золотые часы обозначают часы в течение дня, когда свет идеально подходит для фотографов и кинематографистов. Это лучшие часы дня для продуктивной работы. Ваша команда знает свои золотые часы? (Спасибо Дэну Радигану за термин и Максу Хейлигеру за отличный пост Дэна).
Кроме того, важны ли часовые пояса в нашем контексте? Понимаем ли мы часы, когда мы можем легко сотрудничать с нашими товарищами по команде или заинтересованными сторонами в других часовых поясах? (См. WorldTimeBuddy ниже, с благодарностью Pieter V)
Для родителей в команде, которые могут справляться с маленькими детьми: нужно ли нам сейчас больше гибкости? Возможно, один или несколько членов команды захотят поговорить о том, как справиться с отсутствием ухода за детьми. Золотые часы в командах могут сильно отличаться из-за этого нового контекста.
Взаимодействия
Удаленные Scrum-мероприятия и этикет встреч
Для команд Scrum события Scrum могут иметь дополнительную важность и актуальность в это распределенное время. Ежедневный скрам - это точка взаимодействия в начале дня, способ согласовать ожидания на день вперед. Планирование спринта - аналогичный способ установить ожидания, хотя и с большей очередью работы. Обзоры спринтов - это возможности для обратной связи от заинтересованных сторон, а ретроспективы спринтов - это способ проверить и адаптировать наши методы работы. Эти способы работы могут включать в себя соглашения об удаленной команде.
Распределенным командам может потребоваться соблюдение этикета в начале любого удаленного собрания. Простой этикет, который фасилитатор может использовать в начале любого распределенного собрания, может включать:
- Микрофон отключен, когда вы не говорите
- Камеры включены (если можно)
- Мы начинаем вовремя
- Один человек говорит за раз
- Передайте эстафету следующему выступающему
Здесь и участники, и координаторы несут ответственность. Я создал игру, чтобы помочь командам улучшить удаленные встречи в начале этого года, вы можете попробовать ее, чтобы увидеть, насколько все может быть плохо :) (ссылка ниже).
Я также получил отличный совет от друга-тренера по гибким методикам Кристиан (Кока) Питцер по этой теме, когда мы запустили на встрече неудачную игру с удаленными встречами. Просмотрите этот PDF-файл, полный полезных советов для ваших команд: https://www.slideshare.net/PaddyCorry/remote-facilitation-advice-200046238
Игра« Плохая удаленная встреча : Кто хочет быть удаленным фасилитатором?
Как мы можем получить худший опыт удаленной встречи? medium.com »
Контакты для членов команды
Приемлемость среды здесь важна, и команда может иметь твердое мнение по этому поводу. Может, кто-то шумит в командном канале и может немного успокоиться со всеми пингами туда-сюда? Возможно, мы отправляем слишком много электронных писем, или, может быть, мы комментируем в системе продажи билетов и не отправляем сообщение…
Эксперты в команде также могут быть благодарны за помощь в том, как задавать вопросы. В Stack Overflow есть руководство о том, как задать хороший вопрос, и часть его включает демонстрацию того, что вы пробовали определенные вещи и исчерпали все доступные вам возможности. Не приходите к специалисту, не выполнив домашнее задание, иначе вы будете его перебивать без надобности.
Неофициальный контакт
Ваша команда может съежиться от этой идеи, но какой-то неформальный контакт сейчас может быть не самой плохой идеей… как можно сделать перерыв на кофе в виртуальной среде? Или, может быть, удаленный обед?
Ключевым моментом здесь было бы сделать эти неформальные мероприятия открытыми, прозрачными и инклюзивными.
Интерфейсы с другими командами
Контакты с заинтересованными сторонами и контакты с зависимыми сторонами
Есть ли у вас согласованные точки связи в вашей команде или каналы связи? Например, могут ли члены команды перенаправить куда-нибудь запросы, если они прерваны?
Публикуются ли эти правила взаимодействия и понятны ли им ваши внешние заинтересованные стороны? Откуда вы знаете?
Как насчет соглашений об уровне обслуживания: ожидают ли наши внешние заинтересованные стороны получить ответ на срочные запросы о предоставлении информации в течение определенного времени?
Нужны ли нам разные каналы для разных предметных экспертов в команде? Ответы на эти вопросы помогут вашей команде решить, что делать дальше.
Вопрос к вашей команде
Как выглядит хорошее соглашение об удаленной команде?
Хотели бы вы поделиться соглашением с удаленной командой вашей команды, чтобы помочь другим командам разработать свое соглашение?
В рабочей области Slack от Serious Scrum мы стремимся делиться советами и приемами с командами на местах, чтобы они могли изучить и адаптироваться. Ваше Соглашение об удаленной команде может помочь другим командам: принесите свое и присоединяйтесь к беседе! (Ваше приглашение находится ниже).
Заключение
Независимо от того, работаете ли вы в Scrum-команде или нет, организованная беседа, в которой мы признаем Новую норму нашего более широкого контекста и то, как она повлияла на наш способ работы, демонстрирует сочувствие.
Возможно, нам потребуется проверить и адаптировать то, как мы взаимодействуем друг с другом. Возможно, нам потребуется проверить и адаптировать способ взаимодействия с другими командами или заинтересованными сторонами. Важно спросить команду, как обстоят дела с ее точки зрения. Их ответы могут вас удивить.
Элементы и ресурсы в этой команде являются руководством, но они - только часть разговора. Ни одно подобное руководство не может быть полным без другой стороны разговора. Ваша команда может ответить на вопрос "Как мы можем улучшить ситуацию?"
Я надеюсь, что этот разговор поможет вам и вашей команде проявить сочувствие друг к другу, снизить стресс, проверить и адаптировать свои методы работы и добиться большего успеха, независимо от того, используете ли вы Scrum или нет.
