3 совета, которые сделают ваши встречи компактными и эффективными
Хорошие встречи могут создать конкурентное преимущество, но большинство из них для многих остается болезненным местом. Может быть решение.
Мы все застряли на плохой встрече. Вы приходите вовремя, а встреча начинается на 15 минут позже. Нет одного из ключевых людей, необходимых для принятия решения. Трек обсуждения не соответствует установленной повестке дня. Вы застреваете в долгой дискуссии о том, как, когда, кто, почему, что и должны ли мы делать то или это вместо этого? Вскоре вы понимаете, что это пустая трата времени.
Это только начало. Взгляните на свою последнюю встречу криминалистически и спросите себя, есть ли у вас такие же сценарии. Если ответ утвердительный, это свидетельствует о том, что пришло время сделать ваши встречи более удобными.
Хорошая новость в том, что я выучил правила, позволяющие проводить эффективную встречу. Эти советы и стратегии могут работать для всех, независимо от должности и организации, в которой вы работаете. Я обнаружил, что можно изменить подход вашей команды к встречам. В оставшейся части этой статьи я опишу три самые большие проблемы и дам практические советы о том, как подойти к ним с помощью стратегии бережливого решения. Вы узнаете некоторые из лучших практик для начала следующей встречи.
Представляем концепцию бережливого производства
Бережливое управление - это концепция, заимствованная из Производственной системы Toyota, созданной около 70 лет назад. Это концепция, которая получила широкое распространение в различных отраслях, и вы можете применить ее к тому, как вы проводите встречи.
Цель бережливого производства - повысить ценность за счет устранения всего, чего нет. Повышение стандартов на рабочем месте и производительности команды - это повседневная деятельность, которую должны выполнять команды, наиболее близкие к работе.
Ежедневные схватки или ежедневные стендапы при правильном управлении помогают создать цикл положительной обратной связи. Команда разработает ежедневные распорядки, чтобы способствовать проверке, адаптации и прозрачности работы, сводя к минимуму влияние непредвиденных событий на повседневную деятельность.
Метод бережливого производства основан на трех принципах
- Цель. Целью бережливого управления является удовлетворение потребностей и предоставление ценности клиентам.
- Процесс. Каждый процесс должен быть ценным, целенаправленным и преднамеренным. Он должен исключать потери или сокращать количество не приносящих добавленной стоимости действий, которые потребляют ресурсы.
- Люди. Все должны быть активно вовлечены и думать об инициативах по постоянному совершенствованию.
Вот почему двумя основными столпами методологии бережливого производства являются:
- Уважение к людям.
- Постоянное улучшение.
Так как же провести собрание по бережливому производству? Чтобы быть бережливым, на собрании должно быть минимальное количество работы, не добавляющей ценности, и, желательно, без нее.
Проблема и рациональное решение
За годы работы я доказал, что собрания могут быть большой тратой времени, если их не организовывать должным образом. Это приводит к потере производительности, сотрудничества и морального духа команды. Как уже отмечалось, есть три основных фактора, способствующих снижению эффективности: частота, продолжительность и низкая продуктивность.
Частота
Большинство встреч не запланированы. В результате они часто бывают слишком частыми или слишком редкими. Некоторые люди могут проводить несколько коротких встреч в течение дня, отнимая свое время на работу. Другие созывают встречи только тогда, когда дела уже накопились.
Каждая минута, проведенная на собрании, съедает время как на индивидуальную, так и на групповую работу. И то, и другое важно для творчества и эффективности, влияющих на скорость работы команды и проекта.
Выбор подходящей частоты для вас и вашей команды является ключом к поддержанию доверия и вовлеченности. Это увеличивает прозрачность и дает вам пространство, необходимое для проверки и адаптации.
Экономичное решение. Запланируйте встречу на повторяющееся время и место каждый день.
Что важно, так это объединение всех элементов в систему. Его нужно практиковать каждый день очень последовательно, а не рывками.
-Г-н. Чо, президент Toyota, цитируется в предисловии к Путь Toyota
Бережливое производство требует постоянного внимания и стремления к совершенствованию каждый день - совершенствованию, частью которого является каждый и которое практикует каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год . Это бесконечное усилие.
Лучше всего иметь время для регулярных встреч и отдельную комнату, которая уже подготовлена, чтобы ваша команда могла все спланировать. Это облегчает включение в распорядок дня и снижает вероятность того, что он будет забыт или отложен.
Важно отметить, что частота и объем встреч не должны прерывать рабочий процесс. Встречи не должны отвлекать сотрудников от выполнения важных индивидуальных задач.
Длина
Большинство встреч плохо рассчитаны. Некоторые из них слишком короткие и обсуждаются очень мало, в то время как другие слишком длинные и отнимают время для индивидуальной работы. Обычно это заставляет людей тратить свое личное время на выполнение работы. Но такая практика может привести к выгоранию и высокой текучести кадров.
В результате снижается производительность как групповых, так и индивидуальных, а также снижается продуктивность встреч.
Экономичное решение: оставьте это в пределах 15 минут.
Важным аспектом бережливого производства является обеспечение того, чтобы незавершенная работа не накапливалась. Идеальным вариантом является обработка небольших партий, часто единичных, с высокой частотой и точно в срок. Ограничение незавершенной работы сокращает количество одновременных задач и отвлекающих факторов, позволяя команде сосредоточиться на чем-то одном и повышая общую продуктивность.
Хорошая новость заключается в том, что ежедневно уделяя немного времени, вы можете значительно улучшить результаты своих встреч. Фундаментальные встречи не должны длиться более 15 минут.
Как описано в Руководстве по Scrum, Daily Scrum - это 15-минутное мероприятие с временными рамками для синхронизации действий и создания плана на следующие 24 часа. Команда разработчиков проверяет прогресс в достижении цели спринта - насколько они близки к завершению работы в бэклоге спринта? Ежедневная встреча Scrum - это не встреча для решения проблем или решения проблем. Поднятые вопросы переводятся в автономный режим и немедленно рассматриваются соответствующей подгруппой.
Важным аспектом проведения эффективных встреч является уважение к общему времени. Начинайте собрание вовремя и заканчивайте вовремя - очень важно уважать людей и время группы для работы.
Вы можете использовать ту же стратегию при проведении ежедневной схватки. Делайте встречи короткими, но более частыми - небольшие, частые, ежедневные улучшения.
Отсутствие продуктивности
Большинство встреч плохо организованы . В некоторых организациях относительно мало собраний, но они проводят без ясной цели. Когда возникают новые проблемы, следующие шаги часто остаются неясными, что приводит к большему количеству разговоров на боковой панели. Люди отклоняются от темы, и вы, кажется, никогда не переходите к сути. Вы уходите, недоумевая, почему вы вообще присутствовали.
Экономичное решение: составьте план и придерживайтесь его.
Как указано в руководстве по Scrum, структура встречи может быть различной, если она сосредоточена на продвижении к цели спринта. Некоторые команды разработчиков будут использовать вопросы, некоторые будут обсуждаться. В большинстве стендапов каждый член команды делится тремя ключевыми частями информации:
- Что я сделал вчера, что помогло команде разработчиков достичь цели спринта?
- Что я сделаю сегодня, чтобы помочь команде разработчиков достичь цели спринта?
- Что мешает мне или команде разработчиков достичь цели спринта?
Если есть необходимость в подробном обсуждении, члены команды часто встречаются сразу после ежедневной схватки. Цель этой встречи - обеспечить бесперебойную работу проекта!
Наличие четкой и эффективной повестки дня способствует развитию бережливой культуры. Он уважает время участников и ценность, которую они добавляют к предмету обсуждения. Это помогает продвигать работу вперед, приводя участников в соответствие с объективными результатами.
Резюме
Преобразование в бережливое производство может помочь вам улучшить организацию собрания. Ежедневный скрам - это образ мышления и практика, а не просто мероприятие. Это возможность для всей команды синхронизироваться с индивидуальным прогрессом каждого в достижении цели спринта.
Обеспечение эффективности этих встреч - не всегда простая задача, но, в конце концов, результатом являются лучшие встречи и лучшая рабочая жизнь.
