СОВЕТЫ И ПОДСКАЗКИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОГРАММОЙ

Автоматизация соискателей и отслеживание рекомендаций

Тратьте меньше времени на обслуживание электронных таблиц, чтобы вы могли быстрее связать людей

☀️ Цель

Я использую этот документ, чтобы научить потенциальных учащихся быстрому подходу к автоматизации последующих действий и отчетов о состоянии приложений и направлений в теплице. Предоставление этих статусов в каналах 1-many Slack обеспечивает согласованность и прозрачность в вашей компании и, что самое главное, экономит драгоценное время рекрутеров.

Представленное здесь решение можно использовать в качестве рабочего прототипа как есть или даже превратить в полноценное корпоративное приложение Slack. По консервативным оценкам, это экономит 2 часа ручного сбора данных и ведения заметок каждую неделю. В некоторых командах эта работа не будет выполняться последовательно без автоматизации, так что это определенно беспроигрышный вариант для кандидатов, менеджеров по найму и рекрутеров.

Команды по подбору персонала используют PMO? Правда в том, что многие команды по подбору персонала не нанимают менеджеров программ или координаторов по подбору персонала, поэтому эти рабочие процессы отчетности часто делегируются самому рекрутеру, отвлекая от фактического процесса найма. Вместо того, чтобы нанимать выделенных менеджеров программ для выполнения этих задач, рассмотрите возможность использования автоматизированного решения и вместо этого наймите другого рекрутера.

⭐ Истории пользователей

  • Менеджер по найму: я хочу каждую неделю видеть актуальный статус рефералов и заявлений о приеме на работу моей команды, не отправляя DM рекрутеру. Иногда блокирующий находится в моей команде, поэтому я хочу убедиться, что знаю, с кем мне нужно связаться. (Электронные таблицы иногда устаревают, что расстраивает!)
  • Рекрутер: я хочу пройти через свой поток кандидатов и рефералов, но я также знаю, как важно сообщать о статусе заинтересованным сторонам, которые могут быть в нескольких каналах Slack. Выполнение обоих занимает много времени, потому что мне нужно проверить и обновить несколько систем.

🐌 Статус-кво

В Greenhouse есть информационные панели и оповещения по электронной почте; однако заинтересованные стороны не всегда входят в систему Greenhouse. Рекрутеры тратят много времени на ведение электронных таблиц и отправку одноразовых личных сообщений через Slack или по электронной почте. Благодаря перемещению отчетов о состоянии в высокоточные инструменты для совместного обмена сообщениями это способствует большей прозрачности, диалогам и своевременным эскалациям. В результате экономия времени может быть реализована заинтересованными сторонами программы.

Для соискателя вы тратите меньше времени на ожидание ответа от рекрутера.

⭐ Подход

Чтобы удовлетворить требования пользовательских историй, мы определили три отдельных рабочих потока, которые человек-рекрутер повторяет каждую неделю или месяц:

1Сбор данных. Нам нужно было связать идентификаторы приложений Greenhouse и идентификаторы ролей Greenhouse от нескольких команд и хранить их в одном месте. Нам также необходимо получить список идентификаторов пользователей Slack, чтобы мы могли @упомянуть пользователей в канале и найти способ связать эти тикеты Greenhouse с соответствующим пользователем Slack.

2Создание ценности:После того, как у нас есть данные, преобразуйте их и напишите бизнес-логику того, как наш инструмент будет использовать данные. Здесь вы будете создавать сопоставления команд либо с отдельными именами пользователей Slack, либо с каналами Slack.

Если вы еще не выполняете назначение приложения/направления программно, вы также можете создать эту логику в электронной таблице (или иметь некоторый код, который будет выполнять назначения на основе циклического перебора). Таким образом, во время внедрения ваши прямые сообщения будут персонализированы, что повышает вероятность их прочтения.

3Реализация:Теперь мы можем настроить его на запуск по расписанию, повторяя нашу бизнес-логику по мере того, как мы узнаем больше о процессе, когда рабочий процесс устаревает или если потребности команды изменять.

🧠 Компоненты

Ниже представлена ​​схема этапов 1, 2 и 3. Мы построили ее с помощью бессерверного решения «без кода» менее чем за неделю. Программное обеспечение «без кода» должно быть быстрым и итеративным. Например, весь описанный ниже рабочий процесс должен заключаться в отправке предупреждений заинтересованным сторонам и рекрутерам, что позволило нам быстро предоставить ценность для клиентов и немедленно получить обратную связь от пользователей.

Ссылки на код

Что ты подумал?

Я надеюсь, что это было полезно или познавательно! Автоматизация стандартных рабочих процессов в теплице — это лишь один из многих бизнес-процессов, которые вы можете автоматизировать. Дайте мне знать, если вы знаете другие варианты использования, к которым это можно применить, так как я всегда думаю о новых и интересных вариантах использования :)

Dan Pham is a Staff Technical Program Manager at Slack, San Francisco, California, USA. Are you a Technical Program Manager and want to learn more about program management automation? We’re hiring in San Francisco! ❤️ Come join us :)