ЛИЧНЫЕ ФИНАНСЫ

Личные финансы 101: простое руководство по созданию инструмента для составления бюджета и отслеживания расходов

Отслеживание расходов - это первый шаг к финансовой грамотности.

По данным CareerBuilder, 78% американцев живут от зарплаты до зарплаты.

Это число может усугубиться недавней рецессией, в результате которой миллионы людей не получают зарплату.

Что вы можете с этим поделать? Как насчет того, чтобы отслеживать свои расходы и составлять бюджет?

Отслеживание расходов имеет важное значение, оно поможет вам узнать о ваших привычках к расходам и, следовательно, поможет вам оптимизировать свои расходы. Отслеживание расходов ответит на самый старый вопрос в области финансов - куда делись деньги?

Составление бюджета позволяет вам распределить каждый доллар ваших с трудом заработанных денег на определенную роль. Составление бюджета дает вам возможность создать чрезвычайный фонд, выплатить долг, отложить первоначальный взнос и многое другое.

Существует множество приложений, которые помогают отслеживать расходы и составлять бюджет. Но эти приложения стоят денег, не созданы специально для вас и не могут быть легко обновлены, если что-то изменится в вашем финансовом положении.

Создать собственный инструмент для составления бюджета и отслеживания просто. Его можно хранить в облачном сервисе (google docs, dropbox или iCloud) и получать к нему удаленный доступ из любого места.

Далее мы шаг за шагом создадим наш собственный инструмент для составления бюджета и отслеживания в Excel. Я выбрал Excel, потому что:

  • Формулы в Excel просты и не требуют чрезмерных знаний в области программирования и кодирования.
  • Формулы можно легко адаптировать для другого программного обеспечения, такого как Numbers или Google Sheets.
  • Вы можете копировать / вставлять ячейки, чтобы скопировать формулу для других ячеек.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: формулы, которые я представлю в этой публикации, предназначены для английской версии Excel. Если вы используете Excel на другом языке, переведите уравнения на этот язык. Кроме того, в моей версии Excel я использую ; в качестве разделителя в формулах. Проверьте, какой разделитель используется в вашей версии Excel.

Прежде чем мы начнем создавать этот инструмент, запишите свои текущие расходы - ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода и ежегодно. Также запишите свой фиксированный ежемесячный доход - зарплату, доход от недвижимости и т. Д.

Чтобы создать инструмент бюджетирования и отслеживания расходов, нам нужно разработать в Excel три листа:

  1. Лист списков - имя этого листа должно быть Списки.
  2. месячные листы - январь, февраль,…, декабрь.
  3. Обзорный лист

Лист списков

В этом листе мы запишем три списка, необходимых для программирования этого инструмента. Список 1: категории для ежемесячных переменных расходов, Список 2: Месяцы, Список 3: повторяющиеся платежи. Списки необходимы для дальнейшего развития инструмента.

В ячейке J1 введите следующую формулу =I1&"!”Затем потяните вниз из правого нижнего угла ячейки. Результат позволяет нам лучше ссылаться на следующие шаги.

Список «Категории» будет использоваться позже как раскрывающееся меню. В этом примере я добавил четыре различных категории сбережений (дом, машина, отпуск и т. Д.). Категория «Наличные» отслеживает снятие наличных с банковского счета. Список может быть изменен и расширен по мере необходимости.

В список «Периодические расходы» включены платежи, которые не являются ежемесячными, но могут производиться ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. Запишите суммы и месяцы возникновения этих расходов, как показано на снимках экрана.

Таблицы месяцев

Этот лист будет продублирован одиннадцать раз после того, как мы закончим с январским листом. Поэтому важно убедиться, что первый лист актуален и содержит все. Я заполнил лист, как подходит для этого примера. Цветные ячейки содержат уравнения и формулы.

Формула в ячейке B3 самая простая. Его цель - рассчитать свободные средства за месяц. Он вычитает все расходы и сбережения из ежемесячной зарплаты.

=B2-SUM(B6:B12;B15:B16;C20:C26;B29:B32)

Ячейка B15 немного сложна. Формула здесь выводит текущие расходы в зависимости от месяца. Годовой сбор 1 только в январе равен 100,00 €. Формула проверяет значения месяца в ячейке B1 и сравнивает значение с месяцами, указанными в листе списков.

=IF(OR($B$1=Lists!C18;$B$1=Lists!D18;$B$1=Lists!E18;$B$1=Lists!F18);Lists!B18;0)

Эта формула включает две функции: IF-функцию и OR-функцию. Функция ИЛИ истина, если только одна из ее переменных истина. Функция If дает конкретное значение, если функция true, и другое значение, если функция false.

Ячейка B1 в этой формуле обозначена как $B$1, чтобы Excel не мог изменить эту ссылку, если мы скопируем / вставим ячейку B15. Скопируйте и вставьте ячейку B15 в ячейку B16, и уравнение будет выглядеть так

=IF(OR($B$1=Lists!C19;$B$1=Lists!D19;$B$1=Lists!E19;$B$1=Lists!F19);Lists!B19;0)

Обратите внимание, как Excel изменил все остальные значения на +1, но не на ячейку B1.

Ячейка C20 получает простую формулу, которую можно скопировать во все ячейки от C20 до C26. Используемая функция - это функция СУММЕСЛИ, которая суммирует значения, только если определенное условие истинно. Формула в ячейке C20 суммирует все переменные расходы в таблице справа.

=SUMIF($E$6:$E$30;A20;$H$6:$H$30)

Вот и все, больше никаких формул или уравнений в таблицах по месяцам. Теперь нам нужно только добавить раскрывающееся меню под столбцом категории. для этого выберите ячейку E6 и выберите вкладку «Данные», затем «Проверка данных», а затем выберите список, как показано на следующем рисунке.

Вот и все! Легко, не правда ли? Мы можем добавить одну функцию, она не является обязательной и может работать некорректно, если она сохранена в облаке. Функция находится в ячейке D1 и ячейке B1. Эта функция экономит один шаг работы. Вместо того, чтобы вводить номер месяца в ячейке B1. С помощью этой функции значение записывается автоматически на основе имени листа.

В ячейке D1 введите

=MID(CELL(“filename”;A1);FIND(“]”;CELL(“filename”;A1))+1;256)

и в ячейке B1 введите

=MONTH(DATEVALUE(D1&” 1"))

Теперь вам нужно только переименовать лист, а все остальное автоматизировано. Теперь каждая сумма, указанная в таблице справа, сразу же учитывается в инструменте отслеживания бюджета и расходов.

Это основные функции; при необходимости вы можете добавить диаграммы, условное форматирование и даже две разные учетные записи. Если вы получаете выплаты, отличные от фиксированной заработной платы, вы можете добавить категорию «Доход». Добавьте значения в таблицу как отрицательные значения, чтобы рассматривать их как доход. Переформатируйте таблицу и добавьте столько функций, сколько хотите. Это инструмент отслеживания вашего бюджета и денег.

После того, как вы закончите с январем, просто скопируйте лист и переименуйте его в зависимости от месяца.

Обзорный лист

Обзорный лист не нужен. Он функционирует только как сводка всех расходов и доходов за определенный год. Это полезно, если вы планируете использовать этот инструмент в течение многих лет. Я использую этот инструмент с 2016 года, сохраняя один файл Excel в год в моем аккаунте Dropbox.

Простой обзор показан на следующем рисунке. Ячейки, выделенные зеленым цветом, необходимы. Они содержат номер ячейки из списков месяцев, который включает необходимую информацию.

Формулы, необходимые для этого листа, ссылаются только на определенную ячейку в таблицах месяцев. Фиксированные платежи и текущие расходы представляют собой сумму.

Формула в Excel, которая будет получать информацию о зарплате со всех остальных листов, выглядит следующим образом:

=@INDIRECT(VLOOKUP(D$3;Lists!$I$1:$J$12;2;FALSE)&$A4;TRUE)

Теперь скопируйте / вставьте эту ячейку во все другие ячейки, кроме D5 - D8. В D5 введите следующее

=SUM(INDIRECT(VLOOKUP(D$3;Lists!$I$1:$J$12;2;FALSE)&$A5;TRUE):INDIRECT(VLOOKUP(D$3;Lists!$I$1:$J$12;2;FALSE)&$B5;TRUE))

Ячейку D5 можно скопировать в ячейку D6, которая теперь будет выглядеть так

=SUM(INDIRECT(VLOOKUP(D$3;Lists!$I$1:$J$12;2;FALSE)&$A6;TRUE):INDIRECT(VLOOKUP(D$3;Lists!$I$1:$J$12;2;FALSE)&$B6;TRUE))

Ячейки D7 и D8 - это просто функция суммы для переменных расходов и сбережений.

Выделите все ячейки под январем, включая название месяца, и перетащите его вправо, чтобы увидеть еще 11 столбцов - Voilà! Мы сделали.

Отслеживание расходов и составление бюджета - первые шаги к финансовой грамотности. У каждого доллара есть задача, и его нельзя переместить в другую категорию.

Многие приложения и программы предлагают услуги по составлению бюджета и отслеживанию расходов, однако эти приложения стоят денег (некоторые требуют даже ежемесячной абонентской платы) и не адаптированы к вашим конкретным потребностям и ситуации.

Создать свой конкретный инструмент просто, и его можно адаптировать к вашим требованиям. Вы можете легко обновить его позже, и вам не нужно ждать, пока разработчик выпустит обновление.

С помощью моего текущего инструмента Excel я отслеживаю свои акции, дивиденды, нерегулярный доход, расходы на улучшение дома и все свои инвестиционные портфели на нескольких платформах. Ни одно приложение не может мне этого предложить.

Валид Аль Отейби -WAO- работает в инжиниринговой компании в Германии в качестве менеджера проекта. Он руководит в основном проектами в области устойчивой энергетики.

Он имеет мультикультурное происхождение и живет в Германии с 2003 года. Он пишет об арабской культуре, мультикультурализме, финансах и тенденциях.