У вас есть язык для вашей команды?

Общий язык важен для эффективного командного общения

Управлять культурой команды - это больше искусство, чем наука. Невысказанные ожидания, индивидуальные предпочтения, прошлый опыт и чувство общей цели и отношений между членами команды - все это во многом определяет то, как команда общается и сотрудничает.

Даже не заявляя об этом явно, каждая команда разрабатывает свой собственный неявный язык, который определяет:

Как принимаются решения в команде?
Чувствуют ли члены команды в безопасности, чтобы высказаться?
Что делают люди в команде, когда их заблокируют?
Кто отвечает за разрешение конфликтов?
Работают ли люди над задачами, которые повышают ценность, или тратят время на выполнение несущественных действий?
Что они чувствуют, когда обращаются за помощью к другим?
В чем их срочность? Какие вещи, по их мнению, требуют их внимания?
Люди в команде более активны или активны?
Уважают ли люди свое время и время других?
Берут ли люди на себя ответственность за свои действия или обвиняют других?
Как делятся знания между членами команды?
Люди действуют из эгоизма или желания внести свой вклад?

Без определения того, как выглядит хорошее командное общение, люди в команде либо адаптируются к существующим практикам и плывут по течению (не ставя под сомнение их эффективность), либо чувствуют разочарование, когда другие игнорируют их предложения, закрывая их за попытки внести позитивные изменения в систему. способ общения команды.

Подумайте на время о своей собственной команде - каков ваш вклад в структуру коммуникации вашей команды? Какие предположения вы делали вначале? Как вы отделили приемлемое от недопустимого и какие проблемы вы видите в нынешнем способе совместной работы?

Позволить каждому члену команды разработать свой собственный учебник общения не только неэффективно, но и многое зависит от интерпретации. Различие во взглядах полезно, если люди объединяются, чтобы разрешить эти разногласия и прийти к общему набору коммуникативных ценностей. В противном случае это может привести к рассогласованию ожиданий, ненужному конфликту, стрессу и беспокойству в команде.

То, что вам кажется правильным, другие могут посчитать неправильным. То, что вам кажется естественным, может быть им неудобно. И то, что вам кажется эффективным, может не понравиться вашей команде:

Вы думаете, что сообщение Slack - лучший способ общения по всем типам проблем, в то время как другие предпочитают использовать электронную почту для несрочного общения.
Вам может быть комфортно решать свои собственные проблемы, и вы без колебаний обращаетесь к члену другой кросс-функциональной команды, в то время как некоторые из членов вашей команды считают, что задача их менеджера - разрешать все конфликты, выходящие за границы команды.
Вы любите принимать решения самостоятельно или предпочитаете небольшую группу людей при организации встречи, в то время как другие могут приглашать всех, даже для принятия небольших решений.

«Не финансы. Не стратегия. Не технологии. Это командная работа, которая остается главным конкурентным преимуществом, потому что она такая мощная и такая редкая ... Если бы вы могли заставить всех людей в организации грести в одном направлении, вы могли бы доминировать в любой отрасли, на любом рынке, против любой конкуренции, в любое время." - Патрик Ленсиони

И как построить такую команду?

Общий язык, соглашение о том, как эффективно общаться, - это связующая сила, которая может объединить людей в команде через общее понимание. Руководство «Как мы работаем» полезно для закрепления хорошего поведения в команде, для привлечения других к ответственности и для того, чтобы тратить время на выполнение реальной работы - в отличие от решения проблем, которые возникают из-за отсутствия надлежащих рекомендаций по общению.

Руководство "Как мы работаем" для эффективного взаимодействия в команде

Хотя может показаться, что определение шаблона для эффективного взаимодействия в команде - это работа менеджеров, создание его не входит в их обязанности. Они должны действовать как фасилитаторы, чтобы объяснить своей команде важность установления этого языка, попросить их подумать об общих коммуникативных проблемах, а затем совместно выработать идеи о том, как лучше работать вместе.

Как только люди в команде согласятся о методах коммуникации, из этого можно будет составить руководство по принципам работы. Если члены команды участвуют в процессе принятия решений, они согласятся на эти идеи и с большей охотой будут воплощать их в жизнь. Простое указание людям, что им делать, даже если это правильно, вряд ли сработает.

Хорошая инструкция по общению для вашей команды должна охватывать:

1. Как мы принимаем решения?

Установление границы принятия решений позволяет каждому члену команды отделять решения, которые они могут принимать независимо от тех, которые требуют сотрудничества с другими - менеджером, другим членом команды или межфункциональным подразделением.

Множество плохих решений можно избежать, следуя правильному процессу принятия решений. Это дает возможность команде принимать собственные решения, осознавая риск и ответственность, которые связаны со свободой. Когда люди берут на себя ответственность за свои решения, они с большей вероятностью будут усердно работать, чтобы принять их правильно.

Шаблон принятия решения

Процесс принятия решений:

Кого нужно привлекать к принятию различных решений?
Какие данные нужно собрать?
Кто несет ответственность за результат?
Как следует документировать решения?
Кому нужно знать?

Пример: изменение конструкции продукта должно быть представлено в документе, рассмотрено и подписано старшими инженерами команды. Человек, выполняющий изменение, должен взять на себя полную ответственность за его реализацию. После принятия решения об изменении необходимо сообщать команде еженедельное электронное письмо со сводкой изменений. Если изменение выходит за рамки командных границ, его функциональное влияние необходимо оценивать совместно с другими командами, и необходимо разработать надлежащий план действий для сотрудничества с другими командами.

В случае необратимого решения в руководстве должен быть указан менеджер и, возможно, должны быть задействованы другие лидеры организации. Менеджер отвечает за определение лица, которому будет поручено возглавить это изменение, и должен пересмотреть стратегию и тактику, чтобы претворить это решение в жизнь.

Таким образом, эффективное командное общение начинается с правильного процесса принятия решений, в котором члены команды имеют ясность в отношении процесса и берут на себя ответственность за свои решения.

2. Как можно разрешать конфликты?

Обсуждение важности здоровых дебатов и конструктивных разногласий позволяет команде рассматривать конфликт как средство обучения и роста, а не как то, чего следует избегать.

«Сложные разговоры почти никогда не сводятся к правильному изложению фактов. Они о противоречивых представлениях, интерпретациях и ценностях ». - Дуглас Стоун

Когда люди в команде учатся подходить к конфликтам с желанием установить общее понимание, происходит сдвиг мышления с моего решения / вашего решения на поиск правильного решения. Это не снимает дискомфорта, связанного с выражением несогласия, но дает смелость принять неопределенность и неизвестность, связанные с разрешением конфликта.

Образ мыслей о разрешении конфликтов

Углубитесь в конфликт с уязвимостью:

Отделите свою идею от своей личности
Определите свой мотив для разрешения конфликта - чего вы хотите достичь?
Высказывайте свое мнение, но слушайте и других без осуждения
Подтвердите свой мыслительный процесс, используя различные ментальные модели
Вместо того, чтобы быть правым, старайтесь поступать правильно
Если вы ошибаетесь, признайте это и проявите любопытство к исследованию
Вместо того, чтобы быть неудовлетворенным, используйте свое разочарование, чтобы изобретать

Таким образом, при правильном мышлении люди в команде могут научиться разрешать конфликты и общаться с желанием повысить ценность.

3. Что вы можете сделать, чтобы добиться прогресса?

Чтобы развить в команде установку на рост, необходимо, чтобы люди перестали быть заблокированными проблемами, и начали прилагать усилия для поиска собственных решений. Как только члены команды разовьют установку на рост, они увидят ценность в том, чтобы усерднее стараться, реализовывать новые стратегии, преодолевать трудности и учиться на своих ошибках.

Ясное ожидание взять на себя ответственность за собственный прогресс не позволяет им перекладывать вину и чувствовать себя беспомощными, чтобы прокладывать свой собственный путь.

«Независимо от ваших способностей, усилия - это то, что зажигает эту способность и превращает ее в достижение». - Кэрол Двек

Контрольный список для разблокировки

Вместо того, чтобы обвинять других в своей проблеме, признайте ее:

Выйдите за рамки симптома и определите первопричину. Что на самом деле вас блокирует?
Запишите все возможные решения, которые помогут вам двигаться вперед. Установите разумный лимит времени, чтобы опробовать каждую из них.
Попробовав все, и если вы все еще заблокированы, обратитесь к людям в вашей команде или за ее пределами, которые могут помочь вам.
Держите в курсе людей, которые зависят от вашего прогресса. Никто не должен получать от вас информацию. Вы несете ответственность за то, чтобы донести информацию до всех ключевых заинтересованных сторон, на которых влияет ваш прогресс.

Таким образом, эффективное командное общение не сводится к тому, чтобы снять блокировку с других. Это требует ответственности за свой прогресс.

4. Чего мы ждем от встречи?

Все мы знаем, что является самым большим убийцей производительности на работе. Когда люди в команде не учатся правильно распоряжаться своим временем, они переходят от одной встречи к другой, не создавая ценности. Неорганизованные собрания без четкой повестки дня и пунктов действий также отвлекают людей от реальной работы.

Создавайте дисциплину во время встреч, помогая членам команды понять, как важно уважать время друг друга. Определите, что делает встречу продуктивной, и изучите альтернативные способы принятия решений.

Проведение эффективных встреч

Используйте время с умом:

Подумайте о цели встречи. Вам действительно нужна встреча, или это то, что можно решить по электронной почте или через взаимодействие один на один?
Определите людей, которым нужно участвовать. Вам нужны не все, а только те, кто повысит ценность разговора или на кого повлияет его решение.
Четко сформулируйте повестку дня в начале собрания.
Направьте встречу в правильном направлении. Поощряйте различные точки зрения. Не позволяйте никому мешать обсуждению и задавать хорошие открытые вопросы при принятии решения.
Определите четкие направления действий в конце встречи - кто, что и когда будет делать?

Таким образом, встречи - не единственный способ достичь согласия. Есть альтернативные способы общения и принятия решения.

5. Почему вы должны управлять своими собственными приоритетами

Противоречивые приоритеты, несущественные действия и неотложные ситуации требуют внимания. Без правильной расстановки приоритетов они подрывают способность команды добиваться значительных результатов.

«Насколько различаются наши жизни, когда мы действительно знаем, что для нас очень важно, и, помня об этой картине, мы каждый день управляем собой, чтобы быть и делать то, что действительно важно». - Стивен Р. Кови

Делая людей ответственными за управление своими приоритетами, менеджеры могут тратить время на то, чтобы направлять и прояснять свою команду. Когда люди в команде понимают свои цели и то, как эти цели вписываются в общую стратегию организации, они могут решить, где и как проводить свое время.

Правильный приоритет

Добавляйте ценность работе:

Убедитесь, что у вас есть полная ясность в направлении движения вашей команды и вы можете понять, как ваши цели связаны с успехом вашей команды. Задавать вопросы.
Скажите нет действиям, которые не соответствуют вашим целям
Не работайте только для того, чтобы доставить удовольствие другим - работайте для создания ценности
Убедитесь, что вы понимаете, что действительно срочно и требует вашего внимания. Если вы продолжаете реагировать на срочную работу, вы никогда не сможете выполнить важные дела.
Когда вы боретесь с противоречивыми приоритетами, привлекайте нужных людей, чтобы они помогли вам принять решение.

Таким образом, вы плохо общаетесь, если не можете позаботиться о собственных приоритетах.

6. Ваш вклад в развитие культуры, основанной на обратной связи.

Когда люди в команде общаются с намерением учиться и расти, они без колебаний получают обратную связь. Это создает среду с богатой обратной связью, в которой люди постоянно думают о том, как они могут работать лучше и совершенствоваться вместе.

Как только команды соглашаются говорить откровенно, они избегают множества недопониманий и требуют друг друга отчитываться, чтобы достичь совершенства в своей работе. Они не полагаются только на своего менеджера, а скорее используют любую возможность, чтобы получить обратную связь. Хотя критиковать их сложно, они знают, что это единственный способ стать лучше.

Отправка отзыва

Стремитесь учиться:

Делитесь конструктивной критикой, чтобы помочь другому человеку стать лучше
Ищите отзывы о своей работе
Будьте конкретны в своем отзыве
Делитесь отзывами о работе - не говорите о человеке
Работайте над улучшением того, как вы доставляете отзывы

Таким образом, возьмите на себя ответственность за улучшение взаимодействия в команде. Делитесь и ищите отзывы.

7. Чего ожидать от своей команды

Успешные команды работают вместе как единое целое. Это не означает, что члены команды берут на себя слабину, когда другие не выполняют свою работу должным образом или скрывают свои ошибки. Это значит поддерживать друг друга в достижении общей цели.

Сосредоточившись на успехе команды в целом, люди в команде могут достичь большего вместе. Они не чувствуют себя связанными с поставленной задачей и находят свободу вносить свой вклад сверх возложенных на них обязанностей.

«У людей есть врожденное внутреннее стремление быть автономными, самоопределенными и связанными друг с другом. И когда это стремление высвобождается, люди достигают большего и живут более богатой жизнью ». - Дэниел Пинк

Работа с командой

Подключитесь, чтобы завоевать доверие:

Возьмите инициативу на себя, чтобы начать разговор с членами вашей команды - пообщайтесь за кофе или сходите на обед
Будьте вежливы и уважительны - никогда не ругайте других
Всегда цените людей за то, что они помогают вам и уделяют вам свое время
Делитесь знаниями с членами вашей команды
Развивайте новые навыки, проявляя любопытство и задавая вопросы
Думайте о своих целях и успехе как о команде

Таким образом, ваша команда - это ваша структура поддержки. Сделайте это сильным.

8. Собирая листья

Если вы скажете людям, что у них будет выходной, и сформулируете четкие правила в отношении этого, это может потребовать значительного давления со стороны сотрудников. В большинстве случаев люди не знают, как себя вести в отпуске: стоит ли мне проверять электронную почту? Должен ли я ответить на это сообщение? Могу ли я пропустить свой еженедельный звонок? Что мне делать со своими клиентами? И так далее.

Постоянное пребывание в активном состоянии и отсутствие времени на отключение может помешать им выполнять значимую работу, проводить качественное время со своей семьей и давать возможность их мозгу формировать новые связи, необходимые для творческой деятельности.

Когда вас нет рядом

Сделайте это посчитать:

Сообщите своему менеджеру, клиентам и ключевым заинтересованным сторонам, которые работают с вами
Выполните свои обязательства перед отпуском, если он не является незапланированным.
Если вы берете отпуск по болезни, сделайте ставку на здоровье
Если вы взяли экстренный отпуск, от вас не ждут ответа
Если это личный отпуск, отключитесь и наслаждайтесь. Вы заслуживаете отдыха.

Таким образом, люди не должны уходить в отпуск и продолжать работать. Отвечать на электронные письма и сообщения, даже когда вас нет дома, вредно.

9. Научитесь использовать правильный канал связи.

Отправлять сотрудникам электронные письма по срочным вопросам и ожидать от них ответа в режиме реального времени крайне непродуктивно. Столь же сложно использовать инструменты связи в реальном времени, такие как Slack, когда обсуждение лучше подходит с использованием асинхронного средства связи, такого как электронная почта. Даже прямой звонок людям по мелочам отвлекает их от работы.

Самая большая проблема общения на работе - люди не знают, какой канал лучше подходит для решения различных проблем. Без ясности они используют то, что кажется им более удобным в данный момент.

Протокол связи, который определяет ожидаемое поведение для каждого из каналов связи, может помочь сотрудникам быстрее решать проблемы, перестать тратить время на постоянную проверку электронной почты и сосредоточиться на выполнении реальной работы.

Использование каналов связи

Используйте правильный канал для общения:

Инструменты асинхронного общения, такие как электронная почта, лучше всего подходят для несрочных обсуждений, когда вы можете дождаться ответа другой стороны. Подтвердите или ответьте в течение 24 часов.
Когда что-то требует немедленного внимания или вам нужны разъяснения, чтобы двигаться дальше, используйте общение в реальном времени, например Slack или любое другое приложение для внутреннего чата.
Для решения срочных вопросов звоните напрямую человеку

Резюме

Разработайте язык для своей команды, практическое руководство по эффективному общению в команде:

Как мы принимаем решения: определите границу принятия решений для решений, которые могут быть приняты независимо, в отличие от решений, требующих сотрудничества.
Как вы можете разрешать конфликты: используйте правильное мышление, чтобы склониться к конфликту с желанием установить общее понимание.
Что вы можете сделать, чтобы добиться прогресса: не обвиняйте других и не чувствуйте себя беспомощным - проложите путь к собственному прогрессу.
Чего мы ожидаем от встречи: возьмите встречи под свой контроль и используйте их, чтобы повысить ценность, а не отнимать у вас время.
Почему вам следует управлять своими собственными приоритетами: брать на себя ответственность за управление своими приоритетами. Научитесь говорить «нет».
Ваш вклад в развитие культуры, основанной на обратной связи: конструктивная критика - единственный способ учиться и совершенствоваться. Дайте и получайте обратную связь при каждой возможности.
Чего ожидать от своей команды: вам не нужно разрешение, чтобы брать на себя ответственность. Помогите своей команде добиться успеха.
Когда вы берете отпуск: когда вы берете отпуск, не думайте о работе. Сделайте это.
Научитесь использовать правильный канал связи: знайте правильную среду для общения по различным типам проблем.

Первоначально опубликовано в Tech Tello 28 января 2021 г.