Система обновления информации на сайте?

Весь смысл CMS в том, чтобы упростить такие вещи. Как указывает @emmanuel, именно поэтому существуют расширения, вы должны использовать расширение календаря.

По моему опыту, одна из самых простых вещей, которые вы можете сделать, если у большинства людей в вашем кампусе есть учетные записи Google, — это создать общий календарь Google, к которому вы предоставляете доступ представителю каждого клуба. Затем вставьте этот календарь на свой сайт с помощью одного из расширений. Таким образом, вам вообще не придется иметь дело с учетными записями на вашем сайте. Есть много способов сделать это сложнее (например, пусть у каждого клуба будет свой календарь, а затем вы сделаете основной календарь), но я думаю, что это может в конечном итоге стать большей головной болью.

Самая большая проблема с календарями — заставить людей перечислять свои события, потому что для них это работа. Сайты с большими пустыми календарями выглядят не очень хорошо. Таким образом, вы можете убедиться, что у вас есть некоторые события, выяснив, есть ли повторяющиеся события, которые вы можете настроить.

Вы можете попробовать компонент jevents: http://www.jevents.net/

Вы можете предоставлять разрешения своим субадминистраторам и добавлять/редактировать/удалять их события из внешнего интерфейса, не предоставляя им доступ к серверной части вашего сайта.