Как вы думаете, сколько своей жизни вы проводите, просматривая цифровые файлы только для того, чтобы найти ту, у которой неверно обозначена 13-я версия колоды, черновика, фильма или фотографии? Для миллионов сотрудников по всему миру эти минуты прибавляются.

Согласно официальному документу IDC от 2001 года, сотрудники, которые управляют, создают или редактируют документы для компании, тратили до 2,5 часов в день на поиск того, что им было нужно. Шестнадцать лет спустя мало что изменилось. . Несмотря на прорывы в области хранения файлов, которые едва ли можно было вообразить, когда статья была опубликована, проблема поиска информации не исчезла.

В более позднем официальном документе IDC, опубликованном в 2012 году, авторы рассказывают, что глобальный опрос 1200 информационных работников и ИТ-специалистов показал, что они тратят в среднем 4,5 часа в неделю на поиск документов. Людей, которым больше всего нужно что-то найти, и которые должны лучше всех их находить. Вместо этого они тратят половину этих 4,5 часов на поиски нужных файлов, а не на поиск. Затем они тратят вторую половину на воссоздание того, чего не нашли.

Суть проблемы в том, что эффективное хранение - это не то же самое, что эффективное хранение. Компьютер или, в последнее время, облачное хранилище - эффективные методы хранения информации. Независимо от того, является ли это тривиальным или абсолютно важным, теоретически все это в одном месте. Но между нашими жесткими дисками, электронной почтой, iCloud, Dropbox и десятками других основных облачных хранилищ это похоже на целый офис, заполненный несвязанными картотеками. Возможно, нам больше не придется рыться в физических ящиках, но переход от неуклюжих систем хранения бумаги, организованных по тематике, к цифровым системам, организованным по ключевым словам, не решил проблему поиска того, что вам нужно. Как и в случае с бумажными системами, неправильное обозначение чего-либо или сохранение не в том месте может означать, что часы тратятся на повторение уже выполненной работы.

Ашу Сиал, руководитель отдела продуктов компании Diamond Inc., столкнулся с этим разочарованием, когда стажировался в Scotiabank, еще будучи студентом Университета Ватерлоо. Несмотря на то, что отдел был почти безбумажным, простая задача могла стать чрезвычайно сложной, если вы не знали, где искать то, что вам нужно, или, что еще хуже, если человек, создавший это, не поместил это в нужное место или не назвал это на конвенции, о которой вы не знали. Это часто означало, что Сиалу приходилось переделывать работу, которая, как он знал, была где-то в их системе, он просто не мог понять, где.

Он отмечает, что «поиск информации - это то, чему вы научитесь у школьного библиотекаря. Вы идете в библиотеку и узнаете о десятичной системе Дьюи и о том, как ее находить. У вас есть идеальная парадигма того, как все устроено ». Затем он говорит: «Вы уходите и начинаете работать, а ничего не организовывается». Внезапно системы, на которые вы привыкли полагаться при поиске информации, больше не существуют, и вы теряетесь в одиночестве, пытаясь отсортировать местоположения, папки, имена файлов и ключевые слова.

Это может расстраивать и, как говорит Сиал о своем опыте, даже изолировать. Во время стажировки он чувствовал, что отсутствие информации никогда не было поводом для замедления, поэтому он никому не рассказывал о проблеме.

Поскольку процент сотрудников, работающих удаленно, растет, а команды часто разбросаны по всему миру, потребность в более эффективных поисковых технологиях становится все более острой. Кроме того, разделение между командами или офисами может привести к тому, что информация станет изолированной и практически недоступной для всех, кто не входит в основную группу. Инструменты для совместной работы прошли долгий путь, но по мере того, как в эти инструменты входит все больше информации, будь то папка Dropbox или внутренняя система, они становятся все более переполненными, более беспорядочными и сложными в навигации.

Сиал, который сейчас возглавляет разработку универсального поискового инструмента Diamond, говорит, что сложность кроется в разрыве между тем, как мы храним информацию в нашем сознании и как она хранится в наших компьютерах.

Требуется много усилий, чтобы составить мысленную карту того, где находится ваша информация. Все усилия возлагаются исключительно на вас, и, несмотря на все ваши попытки систематизировать эту информацию, иногда вы не можете ее контролировать . Алмаз, по его словам, может снять часть этой когнитивной нагрузки с рабочего, давая ему возможность сосредоточиться на своих истинных задачах и не беспокоиться о поддержании сложной ментальной модели.

Однако время, потраченное на поиски вещей, - это не просто досадная трата времени для сотрудника; это бесполезная трата компаний. Возможность быстрого доступа к точной информации также является основой для принятия правильных решений, а отсутствие всей информации может означать поспешные или необоснованные решения. Стоимость тоже денежная. В худшем случае сотрудники могут потратить время на поиск информации так, как если бы каждый пятый сотрудник просто не вышел на работу. Это 20% сотрудников, которые ищут файлы с неверной маркировкой в ​​забытых местах.

Пьер Арис, основатель Diamond Inc., видит в своем продукте решение этой денежной и управленческой неразберихи. Он считает, что количество документов, которые у нас есть, - это непрерывный поток данных, который продолжает поступать, а способы, которыми мы пытаемся их отсортировать, устарели и неестественны. Алмаз предлагает исправление, потому что он работает с вашим разумом, приспосабливаясь к тому, как вы думаете и организовываетесь, вместо того, чтобы заставлять ваш разум работать с этим. McKinsey согласна с этой методологией. В исследовании, опубликованном McKinsey Global Institute, сообщается, что создание интегрированной и всеобъемлющей записи знаний с возможностью поиска может сократить время, затрачиваемое на поиск внутренней информации, до 35%. В конце концов, - говорит Сиал, - когда вы пытаетесь выполнить задачу, вы лучше работаете над ней, чем тратите время, пытаясь вспомнить, где находится нужная вам информация. Это может показаться банальным, но для миллионов рабочих это только проблема, с которой они сталкиваются. Работа должна заключаться в выполнении работы, а не в поиске того, что вам нужно, еще до того, как вы сможете начать.

Пиппа Биддл (Content @ Diamond Inc.)

Diamond использует ИИ, чтобы помочь пользователям получать доступ к тому, что им нужно, более быстро и интуитивно. Модели Diamond учатся вместе с поведением своих пользователей, поэтому каждый раз, когда человек вводит ключевое слово или выполняет поиск, они помогают ему стать лучше.