Задайте ему вопросы или интегрируйте с Zenkit

Для неподготовленного глаза Google Таблицы - это просто набор строк и столбцов, в которых хранятся числовые данные. Но для тех, кто разбирается в своем деле, это может быть красота. Мы не будем учить вас, как создавать художественные шедевры, используя на вашем листе (это отдельная тема), мы выделим шесть интересных вещей, которые вы можете делать в Google Таблицах.

Google Sheets - это облачная электронная таблица, предлагаемая как часть службы Google Google Диск вместе с Google Docs и Google Slides. Как и другие электронные таблицы, он хранит данные в табличном формате в виде электронного документа, имитируя бумажный лист. В отличие от своего конкурента, Microsoft Excel, он бесплатен и не требует установки. Все, что необходимо для использования Google Таблиц, - это работающее подключение к Интернету и веб-браузер.

Лучший инструмент для совместной работы

Наряду с другими приложениями Google Диска, Google Таблицы наиболее известны своими функциями совместной работы. Они настолько совершенны, что вы можете выбрать уровень доступа пользователя к рабочему листу. Это удобно в случаях, когда менеджер проекта хочет поделиться данными со своей командой, однако ему не нужно предоставлять им доступ для редактирования документа.

Используемый в качестве предпочтительного инструмента для многих командных и групповых действий, его способность позволять пользователям сотрудничать с другими пользователями на рабочем листе в режиме реального времени - вот что нужно.

Прелесть функций совместной работы в реальном времени означает, что прошли те времена, когда приходилось постоянно сохранять и отправлять файлы коллегам при работе над групповым проектом. Теперь все могут работать одновременно, а изменения могут вносить те, у кого есть доступ к рабочему листу. Эти изменения можно внести на любом устройстве, так как приложение доступно на смартфонах и планшетах, а также на настольных компьютерах.

Еще одним важным плюсом Google Таблиц является функция автоматического сохранения, которая предлагает постоянное резервное копирование без необходимости нажимать кнопку «Сохранить» - это в основном означает: даже если ваше устройство выходит из строя, пока вы находитесь в середине работы, все ваши данные сохраняются. !

Что вы можете делать в Google Таблицах

Вы уже знаете, как создать электронную таблицу в Google docs, но знаете ли вы, что вы также можете делать следующие вещи…

1. Задайте ему вопросы

В прошлом году Google Таблицы расширили функциональность Исследовать. Его улучшенные возможности машинного обучения означают, что теперь вы можете задавать ему вопросы на естественном языке, например «в каком месяце была самая высокая общая прибыль?», Простым нажатием кнопки Исследовать. Затем он проанализирует ваши данные и извлечет цифры, которые лучше всего отвечают на ваш вопрос.

2. Создание диаграмм водопада

Хорошие новости для тех, кто занимается линейными последовательными проектными методологиями. Как будто диаграмм Ганта уже недостаточно, Google Таблицы теперь дают вам возможность создавать диаграммы водопада. Все, что для этого нужно, - это выделить данные, затем нажать Вставить ›Диаграмма и выбрать параметр Водопад .

3. Узнавайте больше

Сводные таблицы можно создавать, задавая естественные вопросы в Google Таблицах, или создавать их с нуля. Принцип его работы заключается в том, что он будет предлагать таблицы на основе ваших существующих данных, предлагая вам различные способы визуализации вашей числовой информации, что упрощает поиск идей.

4. Создавайте QR-коды

Если вам нужен идентификатор сотрудника или билет на мероприятие, пользователи теперь могут создавать QR-коды прямо из Google Таблиц с помощью надстроек. После добавления можно сгенерировать несколько QR-кодов, щелкнув диапазон значений на листе, а затем сохранить их на Google Диске.

5. Ускорьте рабочий процесс

Иногда выбор живописного маршрута не всегда лучший вариант, например, когда речь идет о повышении эффективности и соблюдении сроков на работе. Google Таблицы предлагают сочетания клавиш, чтобы вы могли более удобно перемещаться, форматировать и использовать формулы. Вот несколько примеров распространенных ярлыков:

  • Создать новый лист = Shift + F11 (как для ПК, так и для Mac).
  • Введите дату = Ctrl +; (ПК) или ⌘ +; (Mac)
  • Печать = Ctrl + p (ПК) или ⌘ + p (Mac)
  • Прокрутите, чтобы активировать ячейку = Ctrl + backspace (ПК) или ⌘ + backspace
  • Вставить / изменить заметку = Shift + F2 (как для ПК, так и для Mac)

Другие ярлыки можно найти здесь.

6. Интегрируйте его с Zenkit!

Данные из ваших Google Таблиц можно легко импортировать в Zenkit. Все, что вам нужно сделать, это загрузить электронную таблицу на свой компьютер и сохранить ее в виде файла CSV. Затем вы создаете новую коллекцию, выбираете, из какого источника вы импортируете, и загружаете или вставляете данные. Наконец, вы меняете то, как вы хотите, чтобы он выглядел, а затем импортируете файл. Полную инструкцию можно найти здесь.

Как вариант, вы можете использовать интеграцию с Zapier для автоматического переноса новых данных из Google Таблиц в Zenkit (или наоборот)! Шаблоны Zap для этого можно найти здесь, а инструкции по использованию Zapier с Zenkit - здесь.

Какие вещи вы можете делать со своими Google Таблицами, о которых, возможно, никто из нас не слышал? Делитесь своими секретами!

Ваше здоровье,

Динни и команда Zenkit