Советы и идеи по общению в мире ИТ

Разговоры о коммуникации - действительно субъективная тема в IT. За последние 9 лет я прошел путь от разработчика программного обеспечения, бизнес-аналитика до владельца продукта, этот опыт дал мне возможность наблюдать за общением с разных точек зрения. В целом, этот опыт прояснил одну вещь: все говорят друг с другом на одном языке, но никто не интерпретирует вещи одинаково - это почти всегда понимание, которое субъективно для глаза смотрящего.

В этой статье представлены советы по двум основным типам общения, с которыми разработчики программного обеспечения сталкиваются в реальном мире.
Примечание: пока вы их читаете, часть вас скажет: «Подождите, это здравый смысл». и, возможно, так оно и есть - я настоятельно рекомендую вам сосредоточиться на тех областях, которые, по вашему мнению, можно улучшить.

Связь по электронной почте
Когда мы говорим об электронной почте, мы расширим ее значение, включив в нее такие инструменты, как Slack, Teams или Skype, инструменты для обмена мгновенными сообщениями между группами людей. Как разработчики часто получают самые разные электронные письма, которые постоянно пересекаются с разными людьми и разными мнениями - необходимость вмешаться и ответить может быть кошмаром, вначале мысли, такие как, вот что я собираюсь сказать не так; это уже обсуждалось, я просто не в курсе; должен ли я просто делать то, что мне говорят, а не вносить свой вклад; всегда приходить в голову.

По моему опыту, попытка свести к минимуму переписку по электронной почте - это лучший способ (организовать быструю встречу, позвонить по телефону и т. Д.), Но иногда необходимо отправлять электронные письма, кто-то может быть не в том же месте, что и вы или вы может работать в другом часовом поясе. Если это произойдет и вам НЕОБХОДИМО пользоваться электронной почтой, подумайте о нескольких вещах:

  • Не сомневайтесь - никто не будет судить вас или осуждать ваше мнение, высказывание вашего мнения заставляет людей задуматься о вещах, о которых они, возможно, не думали раньше - правы вы или нет.
  • Имейте шаблонную структуру электронной почты - как для разработчика это работало для меня как шарм, это была в основном электронная форма запроса. Шаблон представляет собой структуру, понятную каждому, выделяя такие вещи, как мои вопросы; что мне было непонятно; место для скриншотов (если были, фронтенд-разработчики); место для моих мнений и самый важный раздел - место для четкого решения. Простой шаблон, который я могу использовать и получать ответы, чтобы выполнять свою работу с минимальными перебоями.
  • Ведение журнала решений. Это, безусловно, самый простой способ помочь управлять тем, что происходит в длинных цепочках электронной почты, а также очень полезный инструмент для общего использования. Простая таблица, которая помогает вам фиксировать детали принятия решения, эту таблицу можно вставить вверху или внизу цепочки писем. Таблица видна всем и содержит такую ​​информацию, как, кто принял решение, описания и любые другие доказательства этого решения. Журнал понятен всем участникам цепочки и, если нет возражений, становится источником истины. Когда электронные письма летают между людьми, и вы чувствуете, что точка принятия решения достигнута, запишите решение, завершите цепочку писем (простое спасибо - большое дело) и поместите электронное письмо в «подпапку решений».
    Если в какой-то момент вам понадобится вспомнить решение или кто-то спросит, почему вы что-то сделали определенным образом, журнал будет там.
  • Организуйте структуру папок. Это то, с чем я боролся, точно так же, как мы разбиваем код на правильный уровень детализации, электронные письма могут быть организованы аналогичным образом, такие инструменты, как Outlook позволяют создавать подпапки, применять правила для автоматической сортировки писем и т. д. - разделение писем помогает упорядочить происходящее.
  • Ясно, кратко и по делу - будьте прямолинейны и честны: если что-то не может быть выполнено, ваше первое предложение должно быть «это невозможно сделать», за которым следует ценное объяснение того, почему. Не создавайте ложных надежд, не теряйте время и не теряйте время, пытаясь излишне объяснить, почему что-то невозможно.
  • Организуйте встречу, позвоните по телефону - я снова поднимаю этот вопрос и буду продолжать подчеркивать его, электронные письма могут очень легко стать запутанными, а суть, которую вы пытаетесь донести, во многих случаях теряется. тарабарщины и ненужной перемотки вперед и назад - девиз, которому я всегда следовал: Если цепочка писем требует более трех ответов… просто позвоните человеку и получите ответ.
    Всегда завершайте телефонный звонок или встречу электронным письмом с обновлением любых решений - сделайте все ясным и задокументированным - наконец, добавьте это в свой журнал решений.

Общение лицом к лицу
Нас всех вызывают на встречи, на которых компаниям нужны особые возможности (или чудеса), и нам нужно сидеть там и принимать ответные меры, говоря такие вещи, как «это не технически осуществимо на основе нашей текущей технологии »или« Я не могу внести эти изменения прямо в производство ». Мы также сидим на собраниях, пытаясь объяснить, почему существует технический долг или почему что-то должно происходить определенным образом, прежде чем мы сможем приступить к созданию какой-нибудь причудливой функции.

Эти ситуации могут быть сложными, в них так много технических деталей, которые могут быть очень понятны для нас, но мы знаем, что люди, не являющиеся техническими специалистами (принимающие решения), не могут этого понять, но мы все равно пытаемся.

В общем, все сводится к пониманию вашей аудитории, люди либо технические, либо нет. Это прекрасное промежуточное пространство между ними редко бывает достигнуто. Тем не менее, все с обеих сторон делают все возможное, чтобы понять точку зрения других людей.
Четко определите, кто ваша аудитория, обычно вы можете выяснить это, задав простые вопросы или в первые 2 минуты разговора с Их основная цель - понять, являются они техническими или нет. Получают ли они подробности или заботятся только о результатах.

  • Убедитесь, что вы действительно понимаете свою аудиторию.
    Я работал с архитектором решений, который говорил о большой игре, но на самом деле, когда ему рассказывали технический жаргон, он делал все, что в его силах, чтобы сменить тему и вернуться к пушистый (техническое слово для людей, которые разговаривают головой в облаках). Мне потребовалось несколько попыток, но когда я понял, что он не технический (хотя он и пытался представить, что это так), мой подход к тому, как я с ним общался, полностью изменился. Кто-то может легко пустить в ход технические разговоры и сделать их реальными или сделать так, чтобы они звучали так, как будто они понимают, вам нужно попытаться разделить людей, которые действительно имеют технический опыт, и людей, которые не имеют его.
  • Имейте в виду, придерживайтесь этого
    Перед тем, как приступить к встрече, обычно возникает некоторое представление о ее повестке дня или о том, чего от вас можно ожидать - если вы это знаете, войдите с точкой, знайте, где вы стоите и что возможно, а что нет. Если нет четкого представления о том, о чем идет речь, не стесняйтесь спрашивать дополнительную информацию, 5 минут простой подготовки могут иметь большое значение!
  • Научитесь разбивать сложные вещи на несложные разговоры. Важно понимать, что люди, не обладающие техническими знаниями, не будут привыкать к технической терминологии, им будет сложно визуализировать в уме пошаговые модели. Иногда приходится прибегать к аналогиям, к вещам, к которым люди могут привыкнуть за пределами офиса - например, работа в сети похожа на водопровод, вода из моего унитаза (мое приложение) должна течь по трубе (VPN, межсетевые экраны) и т. д.) в основную систему сточных вод (локальная система)
  • Белые доски, доски и доски
    Иногда лучшие аналогии терпят неудачу, это сбивает всех с толку или по-прежнему не понимает «суть». Последняя отчаянная попытка заставить людей понять, что происходит, взять маркер для доски и нарисовать простую схему. Разбейте его на простые квадраты и стрелки - постарайтесь помочь им визуализировать происходящее. Время здесь ключ, потратьте время на объяснение каждого шага, где, почему и как. Эта последняя попытка бросить вызов - это также шаг назад не только для вас, но и для всех в комнате.

Я действительно надеюсь, что мои советы и мнения помогут любому в ИТ-сфере, пытающемуся понять другой способ общения. Приведенные выше советы были сформированы в основном благодаря моему опыту и разговорам с разными коллегами о том, как они подходят к конкретным проблемам - если есть какие-либо другие полезные советы, которые, по вашему мнению, могут быть неоценимыми, оставьте отзыв ниже, я обновлю статью, включив их!