С самого детства я мечтал быть в IT. Прячась в офисе без окон, где пользователи запрашивали доступ и оборудование, чтобы дать им возможность выполнять свою работу. Работаю над крутыми технологиями и вообще возюсь с новейшим оборудованием. Когда я учился в старшей школе, IT выглядело именно так… Мир изменился. Ожидается, что ИТ больше не будет поддерживать бизнес, мы внедряем инновации, чтобы стимулировать рост. Наша работа заключается в том, чтобы превратить старые устаревшие практики в мобильный и гибкий бизнес. Миграция на SharePoint Online — лучший способ преобразовать организацию.
- техническое обслуживание
Благодаря облачному порталу обновления происходят автоматически, и ИТ-команда тратит меньше времени на задачи обслуживания. «Теперь, когда мы находимся в облаке, нам больше не нужно беспокоиться о выходных, связанных с техническим обслуживанием, установкой исправлений или сбоем системы, — говорит Грэм Катбертсон, ИТ-менеджер компании Thermo Fisher.
Когда я впервые услышал об облаке, моей первой мыслью было не то, какую ценность оно может принести бизнесу. Моим первым инстинктом было выживание. Моя повседневная работа заключалась в управлении резервными копиями, мониторинге дискового пространства и замене серверов. Что бы я сделал, если бы все, что у меня получилось, стало ответственностью кого-то другого? Я работаю облачным инженером более 5 лет, это половина моей карьеры. Я занят и мне лучше платят, чем когда-либо. Меня больше не рассматривают как расходы на бизнес. Я управляю клапаном и инновациями. Даже в этой статье я надеюсь, что клиенты прочитают ее и решат перенести свои рабочие нагрузки на Office 365. Но хватит обо мне.
SharePoint Online имеет множество возможностей, которые можно изменить и настроить для удовлетворения множества потребностей. Из списков, Yammer и внутренних веб-сайтов рабочая нагрузка для администраторов SharePoint Online может быть значительной. Но это не то, что мы сегодня обсуждаем. Если вы используете SharePoint Online только в качестве хранилища файлов, обслуживание обычно не требуется. Команде можно делегировать даже групповые разрешения. Удивительно, но людям нравится иметь возможность управлять своей собственной командой. Они не хотят беспокоить ИТ-персонал и ждать нашего ответа. Они хотят сами предоставить новому пользователю весь доступ. Если вы хотите, чтобы ИТ-персонал сохранил контроль, это можно сделать быстро и легко.
Я не буду вдаваться в подробности о файловых ресурсах. Групповая политика может автоматизировать некоторые задачи, резервное копирование может выполняться по расписанию и т. д. Но групповая политика дает сбой, пользовательские диски не подключаются. Резервные копии не работают. Это происходит с локальными общими файлами. Таким образом, SharePoint Online требует меньше обслуживания.
2. Стоимость
Чтобы организовать гонку, требуется такая же скоординированная командная работа, которую вы видите в гонке, и с помощью SharePoint Online мы переводим производительность в новую эру экономии времени и средств. Это отличная новость для NASCAR. — Стивен Берд
Если вы уже используете Office 365, в него включен SharePoint Online, и его использование вам ничего не будет стоить. Если вы не используете Office 365, у SharePoint Online есть ежемесячная плата в зависимости от пользователя. Вы можете раздавить CAPEX для низких OPEX. Я ожидаю, что оборудование, программное обеспечение, VPN и решение для резервного копирования в конечном итоге обойдутся вашей организации дороже, но вам придется считать цифры самостоятельно. Включая обслуживание общих файловых ресурсов, я никогда не видел, чтобы локальное хранилище было дешевле, чем SharePoint Online. Но кого волнует стоимость!? Если вы узнаете что-то одно из этой статьи, пусть это будет так: ИТ-отдел будущего внедряет инновации, помогающие управлять бизнесом. Мы оптимизируем повседневную работу, улучшаем качество обслуживания клиентов и помогаем отделу продаж заключать больше сделок!
3. Безопасность
Мы реализуем наше видение доступа к нашему бизнес-контенту и общения по всему миру — в любом месте, в любое время, на любом устройстве и более безопасным способом.
Ответьте честно, если бы я попытался получить физический доступ к вашему дата-центру, смог бы я? Если бы я запустил атаку по словарю против учетной записи администратора, меня бы остановили? Если бы я купил взлом, использующий последнюю уязвимость, вы бы обновили его до того, как я получу доступ? Если вы можете честно ответить «да», вы стоите намного больше, чем вам платят, и вы никогда не получите того признания, которого заслуживаете. Ваша задача — предотвратить атаки. Кто даст вам молодца за то, что вы остановили что-то до того, как оно началось? Если вы однажды потерпите неудачу, вы заплатите за это…
Я знаю, вы слышали это, мы все слышали. Облако небезопасно. Это то, что делает большие заголовки и привлекает читателей. Я здесь, чтобы сказать вам, что это просто неправда. Эти истории напоминают мне печально известного хакера Кевина Митника. Они не позволяли ему пользоваться телефоном из тюрьмы, потому что думали, что он может выстрелить ядерным оружием с помощью телефонного звонка. Дело в том, что СМИ и многие другие умные люди не разбираются в технологиях. Они не знают, как это работает, но угрозы безопасности попадают в заголовки.
SharePoint Online всегда актуален. У него есть команда ресурсов, занимающихся укреплением и защитой данных. Если кто-то обнаружит брешь, Microsoft заплатит за чаевые! Наконец, SharePoint Online можно усилить с помощью MFA. В зависимости от вашего пакета Office 365 он может быть включен!
Быстрый привет текущим клиентам TierPoint, если вы заинтересованы в MFA, дайте мне знать. Microsoft взимает плату, если вы используете пакет синхронизации или гибридный пакет. Облачные только клиенты получают его бесплатно, и мое время включено в ваш пакет.
4. Соответствие
Assurant достигает (высокого) уровня мобильности, но при этом соответствует отраслевым нормам. Никогда не бывает хороших цен на соответствие — Джон Грубер
Моя любимая тема. Я говорю об этом все время. Это невероятно скучно, но может означать жизнь или смерть для организации или миллионы долларов штрафа. SharePoint Online можно настроить для работы с длинным списком различных отраслевых стандартов, включая HIPAA. Я хочу, чтобы вы дочитали статью до конца, поэтому я не буду вдаваться в подробности, но помните, что SharePoint Online может быть совместимым, но не готовым к использованию.
5. Поиск и обнаружение
Я не буду вдаваться в подробности, потому что, честно говоря, я высоко ценю возможности поиска файловых ресурсов. Поиск SharePoint Online потрясающий. Все проиндексировано и доступно для поиска. Немного проще и надежнее благодаря веб-порталу и более продвинутым функциям с метаданными, но я никогда не находил поиск без общих файловых ресурсов. Если вы столкнулись с проблемой поиска и обнаружения в общих файловых ресурсах, вам понравится SharePoint Online.
6. Удаленная рабочая сила
Мобильный доступ к содержимому в OneDrive для бизнеса и SharePoint Online является ключевым фактором нашей производительности. И это помогает иметь возможность поделиться ссылкой, а не прикреплять документы по электронной почте. Я также считаю, что функции безопасности в OneDrive для бизнеса и SharePoint достаточно всеобъемлющи. — Шире
Тематическое исследование
Рабочая сила становится все более удаленной. Люди работают из дома, в своих машинах и сидя в приемной своего врача. По своей сути файловые ресурсы являются локальным ресурсом. Мы преодолели это ограничение с помощью VPN. Увеличение объема обслуживания и сложности VPN может увеличить затраты на техническое обслуживание и расходы, но хорошо работает при высокоскоростном Интернете. Доступ к SharePoint Online можно получить из любого места без головной боли. Пользователи также могут синхронизировать свои данные со своими локальными компьютерами. Наконец, к SharePoint Online можно получить доступ с любого устройства. Менеджеры могут просмотреть и подписать последний заказ на продажу со своего телефона, пока у них нет доступа в Интернет. Как только они снова получат доступ, их одобрение будет автоматически синхронизировано с SharePoint Online.
7. Командная работа воплощает мечту в реальность
Благодаря SharePoint у Макмиллана и его отдела продаж есть единое место для отправки и обмена файлами, а также для совместной работы с поддержкой контроля версий. «Когда команды работают вместе в SharePoint Online, каждый всегда имеет доступ к последней информации, — говорит Макмиллан. «Сейчас мы находимся в другой вселенной с точки зрения контроля документов».
Два человека не могут открыть один и тот же документ в общей папке. Это невозможно. Сколько раз вам приходилось выслеживать кого-то или принудительно закрывать сеанс терминала, потому что кто-то оставил файл открытым? К счастью, в SharePoint Online этого никогда не происходит. В SharePoint Online есть функция Co-Author, которая позволяет нескольким людям редактировать документ одновременно.
8. Взаимодействие с клиентами посредством внешнего обмена
Раньше у бизнес-подразделений был собственный общий диск, и сотрудники пересылали документы по электронной почте туда и обратно, в то время как сопутствующие дублирования и проблемы с контролем версий препятствовали прогрессу. «Мы используем Office 365 в качестве корпоративной платформы для совместной работы, которая объединяет бизнес-подразделения, поэтому впервые мы можем работать вместе над покупкой самолетов как единая команда», — говорит Пиззи. «Мы сокращаем дублирование усилий и делаем все более эффективно».
Как правило, если файл хранится в общем ресурсе, существует только один вариант внешнего обмена — электронная почта. Что ваши пользователи не говорят вам, если это не помещается в электронном письме, они используют свой личный OneDrive, DropBox или Google Drive. Важно предоставить пользователям доступ к инструментам, которые им необходимы для безопасного выполнения своей работы.
SharePoint Online имеет безопасный общий доступ к файлам. Внешние пользователи могут сотрудничать с вашей командой в режиме реального времени и должны иметь имя пользователя и пароль. Лучшая часть? Вам не нужно настраивать учетную запись! Ваши пользователи могут создать документ и поделиться ссылкой по электронной почте с ключевыми внешними пользователями. Затем эти пользователи могут создать учетную запись (используя указанный адрес электронной почты и ссылку) и получить доступ к документам.
Я не могу донести эту мысль до конца: если вы не предоставите технологию, в которой нуждаются ваши пользователи, они обойдут вас и будут делать то, что хотят, потому что их босс не заботится о ваших проблемах с соблюдением требований и безопасностью. Их босс заботится о том, чтобы их сотрудники выполняли свою работу, и если это означает обход внутренних ИТ, пусть будет так. Расширяйте возможности и обучайте своих пользователей делать все правильно, и они это сделают.
9. Веб-портал
Веб-порталы расширяют возможности пользователей. Секретные контекстные меню сбивают с толку обычных пользователей. У них есть своя работа, о которой нужно беспокоиться, они не хотят тратить время на то, чтобы разобраться с VPN и ерундой с общими дисками. Через веб-портал SharePoint Online вы можете искать, открывать, делиться и т. д. Это просто. Я не буду вдаваться в подробности, потому что уверен, что вы видели веб-портал какого-то другого облачного хранилища. SharePoint Online может быть таким же простым, как Google Диск, но настроенным в соответствии с потребностями вашей организации.
10. Рабочие процессы и автоматизация
Херши создал команды SharePoint Online для создания рабочих процессов, экономящих время и деньги компании. Одна команда создала два сайта для совместной работы и рабочий процесс для оптимизации аудитов, сокращения времени внутреннего аудита и ежегодного сокращения 1250 часов процесса управления аудитом. Другая команда улучшила сотрудничество с одним из ведущих поставщиков какао компании, Barry Callebaut, предоставив поставщику доступ к высокозащищенному порталу The Conche. Сотрудники Hershey и Barry Callebaut используют (SharePoint Online) для обмена файлами по совместным проектам и совместного редактирования документов, экономя команде Barry Callebaut в Hershey 70 часов в неделю.
SharePoint Online имеет встроенные возможности рабочего процесса и автоматизации. Мы можем создать рабочие процессы, которые передают документы для их подписания, ввода команды или чего-то еще, что вам может понадобиться. Хотите, чтобы кто-то просмотрел и утвердил документ, прежде чем отправить его клиенту? Нет проблем с SharePoint Online!
Совет от профессионала: у меня есть юридические фирмы, которые создали специальные маленькие зоны для своих клиентов. Затем я поручаю помощнику юриста создать документ и поместить его в клиентский раздел. SharePoint автоматически удерживает документ до тех пор, пока юрист не утвердит его. Затем документ демонстрируется клиенту.
Резюме
В заключение можно сказать, что SharePoint Online — один из самых мощных и инновационных продуктов в пакете Office 365, но он не получил того признания, которого заслуживает. Если вы уже являетесь клиентом Office 365, у вас уже есть доступ. Создайте сайт и проведите некоторое тестирование. Перейдите на сайт обучения SharePoint Online, чтобы узнать больше. Если вы являетесь клиентом TierPoint и хотите получить дополнительную информацию, не стесняйтесь обращаться ко мне. Мы назначим время, когда сможем помочь вам начать работу или перенести ваши данные. Если вы не являетесь текущим клиентом, напишите мне по электронной почте в моей личной учетной записи: [email protected]. Я сделаю все возможное, чтобы помочь, чем смогу.
Джон Грубер
